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摘 要 由于知识经济的到来,对高校发展带来了巨大的挑战,知识管理引入到高校办公自动化已成为必然趋势。从实践的角度,浅析了办公自动化(OA)的功能特性,并对知识管理与办公自动化(OA)的结合进行了一些探讨。
关键词 办公自动化 高校 知识管理
中图分类号 G647 文献标识码 A
当今的高校越来越重视无形资产,或者说越来越重视知识。高校利用办公自动化系统进行知识管理可以达到对知识的识别、获取和充分发挥知识的作用,从而提高高校的竞争力。知识管理是社会经济与技术发展的产物,信息化建设是实现知识管理的物质基础,知识管理强调人、管理与技术的有机结合,办公自动化系统是实现这一有机结合的良好契入点,因此成为实施知识管理的重要平台。
1 高校办公自动化建设中引入知识管理的必然性
知识管理引入办公自动化(OA)是社会经济与技术发展的必然趋势,知识管理成为OA的核心,OA成为实施知识管理的一个契入点和重要平台,两者相互融合,互相促进。从理论上来分析两者融合的必然性,有以下三方面:
(1)知识管理与OA的目的是相辅相成的。实施知识管理的目的就是提高学校的核心竞争力,办公自动化的最终目的是提高企业或机构的效率和决策效能。核心竞争力的提高包含了决策效能的提高,因此将知识管理引入OA才能更好地实现OA的目的。
(2)知识管理是将人、技术和管理思想相结合的一个复杂的人机综合系统,其根本目标是借助先进的信息技术来实现科学的管理,这在本质上和办公自动化所追求的目标是一致的。
(3)信息技术及OA的发展趋势所致。信息技术的发展,从数据管理到信息管理再到知识管理,这一发展趋势要求OA系统要以知识管理为核心;OA的主要发展趋势——集成化与智能化,这两者都要求OA系统必须具有知识管理的功能。
OA是进行信息化建设的一项基础内容,将知识管理引入OA是发展的必然趋势,也是信息化建设所必需的内容。OA的本质与KM的核心思想为了某种共同的目标,在某种程度上或某种范围内相吻合从而融合在一起了。知识管理是OA的核心内容,OA是实现知识管理的一个重要平台和应用领域。
知识管理也是高校办公自动化集成的一个必然趋势,它应该渗透于办公自动化系统建设的方方面面,并在其中得到融合与体现。在信息化建设方面,许多高校积累了大量的数据库,并且高校拥有大量的专家、学者,他们头脑中存储了丰富的实践经验和思维方法。对高校现有的知识进行集成,将产生巨大的效益。知识管理能够提供丰富的学习功能与知识共享机制,确保每一个使用者都能随时随地根据需要向专家学习、向现有知识学习,使人们在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变,从而在提升每个人创造能力的过程中,大大提高高校的整体创新和应变能力。
2 以知识管理为核心的OA系统的功能特性
知识管理并不是一个独立的应用系统,它作为一种整体的管理理念与措施,可以被广泛地应用于各种信息管理系统,如办公自动化系统、项目管理、人力资源管理、供应链管理及客户关系管理等多方面。尤其在办公自动化(OA)方面,知识管理已成为新一代OA系统的主要内容。从我国政府、高校办公自动化建设和应用情况初步调查来看,我国未来办公自动化系统将以知识管理为核心,具体呈现以下功能和特点:
(1)具备强大的数据信息处理功能。面向知识管理的办公自动化系统将集成各种信息数据,这些数据不仅包括电子邮件信息,而且还包括文件系统中的文件、传统的关系型数据库数据、数据仓库中的数据,以及互联网上的各类数据。
(2)具备多种共享方式和强大共享能力。充分利用各种协同工作手段,包括多线程讨论、文档共享、电子邮件及一些辅助工具,提供在线及时共享等,除此之外,还将提供不同层面的信息共享方式,包括移动通讯设备的支持、手机的WAP接入访问、PDA的支持等。
(3)办公自动化系统起到“知识管理”的平台作用。面向知识管理的办公自动化系统逐步把知识管理原则与实践融入每个员工的日常工作中去,它不仅模拟和实现了工作流的自动化,更模拟和实现了工作流中每一个单元和每一个工作人员运用知识的过程。
(4)集中体现高校业务流程优化、管理和决策水平提升。目前我国高校OA目标主要体现在提高高校办公效率,如手工作业精简、文档电子化、公文自动流转等,而后台办公流程和组织结构基本忠实原有模式,这种情况下管理水平提升有限。未来办公自动化将突破业务流程对管理和决策水平的桎梏。
3 知识管理在OA中的实施策略
引进一套办公自动化系统很简单,通过建立内联网加上一套软件就可以,但是达到知识管理的话,就必须让所有的员工都认识到它的必要性和重要性,真正让所有的员工争先恐后的访问系统,愿意把自己的知识奉献出来共享。
(1)建立高校的内联网和系统平台,能够完善地实现交流与协作。一方面要求硬件平台的构筑要合理,另一方面要求应用系统在设计、规划、实施上将交流与协作作为应用的基础进行考虑,能够全面、完善地实现知识管理。内联网建立以后,知识就可以在互相交流中发展。联系越广越有效,信息就能得到多和好的共享。
(2)建立学校内部知识库。知识库建立在高校的内联网上,可以包括公司的人力资源状况、员工需要的技能和评价方法、各部门的内部资料、公司的发展历史、客户的所有信息、竞争对手的材料、合作伙伴的材料、公司内部研究资料等,只要认为可以包括的都可以规划在知识库中。当然知识库必须有基本的安全措施和网络访问权限控制。
(3)建立知识总监制度,组织知识的创造、发明和传播的最大化。知识是具有竞争优势的可持续的来源,对高校的发展起到至关重要的作用。知识总监的主要任务是将高校的知识变成效益。具体地说就是建立和造就一个能够促进学习、积累知识和信息共享的环境,使每个人都认识到知识共享的好处,并为高校的知识库作贡献;监督保证知识库内容的质量和深度;保证知识库与高校的发展一致;保证知识库设施的正常运行;加强知识集成,产生新的知识,促进知识共享的进程…… 职称论文发表网http://www.issncn.com
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