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人类经过70年的努力探索,物流从初期的实践,经过若干次的潜力发掘和科技革命的推动,终于出现了今天在全球范围内蓬勃发展的局面。以信息技术为核心的现代物流,将以全新的学科视角和全新的产业形态立足于当代经济之林。
现代物流业要适应竞争环境的变化和发展趋势,实现企业资源的有效配置和管理,就必须提高企业资源的控制能力、营运效率,以及与外部合作的协调能力。解决上述管理中的诸多困难,从不同的角度有不同的方案。加大企业信息化建设力度,提高企业的信息化应用水平,则是其中的必经之路。
物流信息化的价值,首先体现在物流企业经营管理的需要上。物流企业的业务完全是以市场为导向的,不确定性很强,但接单后又需要极强的计划确定性,整个项目必须遵循规范的作业流程、制作符合要求的格式规范的各种单证等等。信息技术的水平以及信息管理能力的高低直接体现着一个现代物流企业的工作水平。
现就某货运有限公司的实际情况做简单的分析和介绍,以说明信息技术是如何帮助该公司解决实际问题,提出了怎样的解决方案。该公司引进该解决方案之前的信息化水平并不理想,日常工作中存在很多问题,主要表现在:
1. 日常业务操作停留在手工操作的层面上,最大的问题就是效率低下,差错率高,使操作人员和客户服务人员的主要精力都牵涉在繁杂的单证制作与整理等事务性工作上,造成人力资源的严重浪费。
2. 相关部门之间的工作不协调,比如业务部门与财务部门之间存在统计口径不一致,部分工作环节存在重复劳动等问题;而同一业务部门内部不同成员之间缺乏有效沟通,信息共享不及时、不充分,影响了客户服务水平。
3. 存在信息孤岛,既无法与合作伙伴建立有机的信息共享系统,也不能与客户自有的信息系统做到有效沟通,影响了工作开展,降低了客户服务水平,不能更大程度的赢得客户的信任。
4. 缺乏有效的业务跟踪统计工具,无法对每一票业务进行监督,大大增加了经营风险;同时缺乏网络系统的支持,业务扩展能力差。
根据以上存在的问题,公司引进了一套国际货运管理软件,效果十分显著,归纳如下:
1. 完整的信息采集,为量化管理提供了条件。缺乏足够的业务信息,常常导致企业管理决策的不准确甚至失误。管理创效益的前提是实施量化管理,该套货运管理软件的信息采集点贯穿三个全过程,即以客户或业务伙伴及其业务往来为跟踪依据的全过程;以组织机构的岗位职能为依据的全过程;以货物流向为依据的全过程。
2. 全方位的专业服务模块:客户早已不满足代为订舱、代为报关这样简单的货运代理服务,一些货代企业需向大客户提供集陆路运输、仓储、海运、空运、报关等一体化服务。此套货运管理软件的业务操作和管理是面向服务的,不仅支持货代业务中的各种服务项目,还可实现与国外代理的业务协作与信息交换功能,可以便捷的从业务伙伴处获得更为全面和及时的运输、仓储和报关业务状态信息。除了可以为客户提供门到门的服务,还可实现按客户定单设计物流计划,按客户指令提供集货、分拨、配送等全程物流服务。具体到不同的业务部门,其具体的解决方案举例如下:
1) 海运货代拼箱业务:拼箱业务处理流程是否简捷,决定了操作人员工作效率的高低。应收应付费用处理和成本的分摊处理直接影响了拼箱业务的利润准确性。关于拼箱处理,该管理系统提供的专业处理方法有:
※ 单独的拼箱处理窗口,直观的显示方式
※ 可以灵活选择待拼业务,也可以取消已拼的业务;业务件数、毛重等货量信息由系统自动计算
※ 可制定按毛重、体积、计费重量、均分等多种成本分摊策略
※ 支持拼箱箱单的制作
※ 准确的统计出拼箱的利润报表
2) 空运拼板业务:支持一主多分的业务操作,主要的功能模块有
※ 支持先主后分或先分后主的模式
※ 系统自动累计货物件重
※ 支持按不同方案进行成本分摊,如毛重、体积、计费重量均分等
※ 泡重货物的自动计算,主分单校验
※ 跟踪主单的状态,严格控制和管理主单的流向及相关费用,并在主单存量不足时,及时预警
3) 海外代理财务结算管理:指定货业务较为繁重的工作是与海外代理对帐,进行财务结算。此套管理系统提供了专门的海外代理财务结算功能模块:
※ 自动按“代理分成”中预先设定的比率进行分成
※ 可以针对单柜、多个柜、整票业务、某海外代理等多种情况生成海外代理帐单
※ 海外代理帐单支持邮件、传真等多种输出方式,大大节省了纸张、长途电话费的消耗
4) 费用种类监控:常用的费用种类可以预先设定,避免业务费用的重复录入和差错。
5) 条码打印支持:使用“空运通用操作报表工具”可以根据航空公司最新实行的货物条形码规范政策,设计货物条形码打印格式,直接打印不干胶标签,贴在货物的包装上,更加便于货物的标识与分拣。
6) 驳船业务支持:专用的驳船信息记录完全可以满足华南地区分公司的业务需要,它可以提供:
※ 专用的驳船信息处理
※ 可以针对驳船制作各类单证报表
※ 可以针对驳船进行各类业务统计方案的设置
3. 细致、完善的单证系统节省了大量的人力、物力,无纸化办公还节省了公司运作成本。在货代作业的全过程中,涉及到大量的单证报表,比如:提/运单、舱单、出入库通知单、委托书、帐单等,有的需要及时发送给客户或者业务伙伴,有的用于公司内部业务流转,单证格式经常会根据需要进行修改。应用货运管理系统可以做到:
※ “所见即所得”单证设计制作平台
※ 支持原始单证/报表(格式)的扫描与制作
※ 支持历史单证的查看
※ 提供各种输出方式,包括:打印、传真、邮件或输出到文件
4. 使公司保持整体的可控的竞争优势。公司在业务快速增长时,会不断扩充服务网络,建立分公司或者办事处。如果管理工具不足则会使公司错失发展的良机,或导致管理失控。本套管理系统设置了总公司、分公司、办事处三个业务协同和管理层次,为公司管理层提供了详尽的管理信息。办事处的业务委托资料可以及时发送到分公司,并直接输出提/运单和发票等,降低了成本,缩短了业务流转的周期。而各分公司也可以将业务和财务信息按预先设定的格式上报总公司。绩效管理系统提供各种形式直观的管理工具,比如折线图、柱形图、前后期数据对比表格,可以帮助公司管理层及时和全面的掌握公司整体的运营状况,管理链因此缩的更短、更紧凑。
5. 货代行业特征明显的客户关系管理模块:根据不同客户业务重要性不同,制定相应当客户服务水平和客户关系策略,使公司可以更好的把握市场、客户、服务和利润的关系,建立起良性和闭环的盈利模式。货代业的客户不仅指货主企业,还包括同行及业务合作伙伴,包括车队、仓储企业、报关行、海外代理等。该模块最显著的特征是:
※ 客户信誉度的监控和分析
※ 货量、货物流向大动态分析
※ 服务分析,包括服务类型、满意度、利润等
※ 销售报价管理、协议合同管理等等
综上所述,在互联网经济中,要保证企业同时拥有利润和竞争力,不能不重视企业的全球化协同能力。借助管理信息技术及国际互联网,企业可用少量的成本换取与客户和合作伙伴的成功的业务协作。在任何时间、任何地点,不管是货代公司、客户还是合作伙伴都能获得最有价值的物流信息和作业状态,感受到一体化商业经济的可靠性和及时性。一个高速畅通,动态互联的标准化信息系统必定能够全面优化整体作业流程、提高企业竞争力、实现对客户的个性化服务。国际货运信息系统的应用,将确保企业形象的全面提升,实现单证、货物、信息、资金、人才统一,以及总部、分部、合作伙伴、客户内部等信息网络统一。 职称论文发表网http://www.issncn.com
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