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企业人事档案管理现状的研究

作者 :王艳玲更新时间:2012-11-4

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 企业是依法设立的集合生产要素,并在利润动机和承担风险的条件下,为社会提供产品和服务的基本经济单位。企业档案是在企业各项活动中形成的一种重要的信息资源,是企业资产的一部分,管理资产的最好办法就是管理档案。在被称为“信息时代”的当今社会中,信息资源在社会的运转中发挥着物资所无法替代的作用。不断深化的社会经济改革和日益激烈的市场竞争,使那些不注重对信息资源进行有效的积累、管理和开发利用的企业,犹如失去航标的船只,无法驶向成功的彼岸。企业档案工作属于企业信息工作的重要内容,是企业管理基础工作的有机组成部分。企业档案工作的主要职责是维护企业的经济利益,合法权益和历史真实面貌,同时也要为企业的正常运转提供信息保障。人事档案是企业档案的一部分,因此管理好人事档案对企业的发展起到至关重要的作用。
   人事档案是国家机构、社会组织在人事档案管理活动中形成的,记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的,以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。人事档案工作上为现代社会人力资源管理和利用创造条件,提供相关人事数据和信息支持的重要活动。特别是在当前,人事档案管理又被称为现代人力资源管理的重要组成部分,其重要性更加突显,我国正处于进行人事档案体制和制度的改革时期,针对我国现有情况,人事档案管理体制和制度的改革很关键一点就是应树立“以人为本,立档为民”的指导思想,因为公民知晓政府或组织所管理的与自身相关的信息,已经成为很多国家政府明文规定的公民应当依法享受的民主权利,我国正在制定的《政府信息公开条例》的一些条款,也体现了“阳光政府”或“爱民政府”的改革思想,随着人民群众的民主权利意识的增强,传统的封闭或人事档案管理制度受到诸多方面的挑战和质疑。
   企业员工人事档案的内容是关于员工个人及有关方面的情况材料的记载和叙述员工本人经历的基本情况。员工人事档案为公司管理的决策部门提供各种人事方面的基本数据,并为人事统一分析提供资料。公司人事决策人员可以通过对有效数据的分析为企业规划提供依据。因此公司要认真做好员工档案材料的收集、鉴别、整理、保管和利用,充分发挥员工档案材料的作用,为公司人力资源的规范化管理奠定基础。过去,人事管理部门的工作重点,只是放在政治学习和档案记录等上面,这已不适应新形势的要求。当前,私营企业的蓬勃发展,我国的户籍制度和人事制度都相继进行了改革,国有企业改革也都给人事档案工作提出了新的要求。
   在我国企业管理工作中,由于档案工作服务水平不高造成的影响企业档案工作生存与发展的事例并不鲜见。相反,如果档案工作能够对企业管理水平的提高,企业管理效率的创造和企业竞争力的形成发挥独特服务作用,那么管理效率的档案意识就会得到强化,档案工作所需的人财物投入就会得到保证,企业档案工作就有了生存发展的内在动力。下面,笔者就如何做好新时期企业人事档案管理工作谈一点个人的看法。
   一、近些年来企业人事档案工作出现的一些问题:
   1、近年来,由于流动人员的迅速增加,而流动人员人事档案信息内容的不正确、不完整和不从新现象普遍存在,流动人员人事档案功能削弱,致使很大部分流动人员放弃人事档案,造成“有人无档”或“有档无人”等“无头档案”现象发生。
   2、人事档案作为一种信息资源,在企业只能起到内部服务功能的作用,不能直接创造经济效益。在发展市场经济过程中,企业追求经济效益,部分企业认为企业档案工作是可以忽略的,使人事档案工作在企业的各项工作中提不上议事日程。
   3、人事档案的透明度不高,人们对自己的信息和档案一无所知,在全社会都提倡政务公开、信息公开的情况下,人事档案的透明度问题显得更加突出。、
   4、人事档案管理人员数量不足,国家规定每增加1000卷,就要相应增加一个人的编制。企业为了减少成本,增加利润,原有的档案机构被撤消或合并,人员编制减少,几个人的工作变成了一个人的工作,应该专职的变成了兼职。由于工作量大,大部分人事档案工作人员不得不超负荷地工作,影响了人事档案管理水平的提高。
   5、认识档案工作人员更换频繁。人事档案工作是一项政策性、专业性、保密性很强的工作,它需要工作人员相对稳定。但由于这项工作既琐碎繁忙又不容易出成绩,致使部分工作人员频繁调离或不安心工作。这种状况如果不扭转,将给人事档案工作队伍带来不稳定性,不利于人事档案工作的发展,甚至会带来后患。
   二、针对人事档案管理中的问题,我们从以下几个方面着手做好人事档案工作:
   1、树立责任心和使命感。各级领导要提高认识,切实帮助解决人事档案工作中遇到的实际问题。人事档案工作人员也要忠于职守,树立做好人事档案工作的责任心和使命感,在工作中要坚持原则、严守制度,尽职尽责地管好用好人事档案,使其更好地在企业的组织人事工作中发挥重要作用。
   2、在个人信息保护法在世界上普遍推行时,个人信息权(包括个人信息决定权、个人信息保密权、个人信息查询权、个人信息更正权个人信息封锁权和个人信息删除权)被普遍推崇。人们的维权意识普遍提高的情况下,建立档案与本人见面制度,增加个人人事档案的透明度十分必要。、
   3、在讲求实效相互竞争的今天,人事管理的主要任务是为实现企业的整体目标提供合适可用的人才,这就要求人事部门进一步加大人事制度改革的力度,建立好人才档案,搞活用人机制,为企业选拔贤能创造一个良好的工作环境,使员工用其所长、人尽其才;关心和改善员工的生活条件,使员工无后顾之忧,充分发挥自己的内在潜力。
   4、企业还应该建立短期的人事档案,即员工管理档案。“员工管理档案”是公司为每个员工建立的内部管理档案。包括该员工所有关于招聘、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等材料。建立此档案的宗旨在与方便内部管理和向档案部门提供真实可靠的材料。员工管理档案自员工到岗之日建立,每人一份,按部门归类。员工终止或解除劳动关系时,应归进员工人事档案的材料归入人事档案,员工管理档案中保存应聘录用、劳动合同、薪酬福利(休假、医疗、工伤、教育培训等)、奖惩、考核、体检等所有材料的原件,人力资源部指派专人负责管理。员工管理档案中不应包含秘密内容,人力资源部员工、各部门负责人可根据工作需要查阅有关员工的管理档案。任何人员不得私自更改管理档案内容,员工管理档案仅供公司内部使用。虽然这些中小企业没有人事档案管理主体资格,但这样可以为人才流动服务机构提供详实的、完整的人事档案,又可以为本单位的利用服务。
   5、我们每个人都应树立起自我的档案意识,人事档案是我们每个人切身利益的一部分,我们每个人都应该重视,特别对于那些不重视建立人事档案的企业,员工更应注意定期督促企业领导客观公正地建立自己的人事档案,如果每个人都能够重视,人事档案内容如有变化,员工就以书面方式及时获取正确无误的资料。那么企业中的人事处,人力资源管理部门将能更好地做好人事管理工作,这样也可以避免出现“无头档案”,也可以对其所管理的人员用其所长,避其所短。
   6、知识经济背景下,无论什么都强调团队精神,当然企业的任何一个部门也都不是独立的,而是相互联系,相互依存的。作为管理整个企业实践活动载体、知识结晶的档案部门来说,更是和所有的部门紧密联系。人事档案管理工作的所有的业务活动都是为了输入和输出人事档案信息,为人力资源管理活动服务,而这些人事档案信息的主要来源即为企业的人力资源管理活动。人事档案管理工作要做到及时将有关信息反馈给人力资源管理部门,加强与人事部门的沟通、协作是做好人事档案管理工作的重要途径。
   7、树立创新意识。人员流动性增强的情况下,纸质档案的弊端明显,国民经济信息化已经有了很大发展的情况下,应该大力推进人事档案管理的现代化,建立电子化的人事档案管理系统。对于很多小型企业的档案没有地方存放,企业档案人员业务不熟的,流动人员档案问题,其中流动人员档案问题随着流动人员的日益增多,显得更加突出,流动人员主要从业与个体、私营企业、三资企业,从严格意义上讲,这些企业不具备法律意义上的“人事档案”的主体资格,同时建立的人事档案材料真实性、法律凭证性、公正性都较欠缺。对这些人事档案材料由人才交流服务机构仔细鉴定后签署意见、加盖公章,方可纳入本人的人事档案。从而维护流动人员人事档案的权威性和连贯性。按照《流动人员人事档案管理暂行规定》的规定,流动人员人事档案管理机构为县以上(含县)党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构,其他任何单位不得擅自管理流动人员的人事档案;严禁个人保管他人人事档案。跨地区流动人员人事档案,可由其户籍所在地的人才流动服务机构管理,也可由其现工作单位所在地的人才流动服务机构管理。尚未建立人才流动服务机构的地区,流动人员人事档案仍由原人事档案管理单位管理。档案寄存中心,档案事务所可以代存管理这些企业的档案,对企业的重点项目负责整理,编目,上架,对零散的档案进行系统正规整理完毕后,收取适当的费用。人们应该支持这些新型的档案机构,档案工作人员更应该去支持这类新事物,去呵护它的发展,这样不仅有利于档案工作人员,也有利于人民的档案利益。
   8、人事档案信息是动态的,变化的信息资源,为了保证数据的准确性和真实性,必须保证数据的准确,真实,规范,统一。现有经济条件下,人事档案往往不是一个人一生完整的记录,由于管理的漏洞,流动等都会导致一个人的人事档案出现多份或中断。为了保证这些人事档案的信息能够准确,及时被新的用人单位利用和方便国家全面管理,非常有必要建立各级国家人事信息库,在全国范围内推行人事档案信息的标准化和网络化,为相关人员分配个人的人事档案信息的电子帐号,便于人事流动和用人单位掌握的个人信息。
   当然,如何管好用好企业的人事档案,还需要各级领导及管理部门的重视和支持。在日益繁重的工作面前,人事档案工作人员也要不断总结和改进工作方法,以适应新形势下企业组织人事工作及其它各项工作的需要。改变档案管理工作以往的被动局面,使档案管理工作真正适应知识经济的时代要求,为企业的发展做出更大更多的贡献,开创企业档案工作的新局面 职称论文发表网http://www.issncn.com 职称论文发表网http://www.issncn.com

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