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(浙江革命烈士纪念馆 浙江 杭州 310002)
摘 要:档案基础工作是一项重要的事业,随着社会的发展、信息的增加,档案的基础工作要体现价值,必须与时俱进。创新中,要投身实践,在档案的收集、鉴定、保管、利用、服务等方面更新思想观念,讲求方法,寻求突破,在创新中发展,让档案事业更好地为党和国家、人民服务。
关键词:档案;基础工作;创新;特色;数字化
0 引言
档案记载资料、传承文明、服务人民、造福社会,是社会发展不可或缺的基础工作。胡锦涛同志在会见全国档案工作暨表彰先进会议代表时指出:“档案工作是人类活动的真实记录,是人们认识和把握客观规律的重要依据。档案事业是一项崇高的事业,是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面。借助档案,人们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。”
而档案的基础工作则指档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、利用和统计工作,要发展档案事业,基础工作不可忽视。因此,必须要紧跟时代步伐,具有创新精神,方能推进档案基础工作乃至档案事业的发展。
1 创新的必要性
时代的发展,带来科技创新、知识创新,在这样的背景下,档案基础工作的创新也是必然且必要的。
1.1 从档案发展来看
首先,档案记载形式多样化。从以纸张记录为主到光盘、U盘等新型记录载体的出现,电子档案的大量产生,都意味着档案管理和利用手段必须创新。
其次,档案内容范围丰富化。信息全球化的发展,导致信息数量大量激增。在现在可利用的档案之中,不仅有文书档案,还有电子档案、声像档案、实物档案等,档案内容的多样化,已经开始冲击传统的档案管理方式。
第三,档案的服务对象更新化。从过去更多的是党政机关需要档案,到现在教育行业、新闻行业、法律行业甚至普通百姓,都对档案加以重视,成为档案的使用者。
1.2 从档案工作人员来看
部分档案工作人员对档案工作缺乏本质的认识,认为档案基础工作只是收收藏藏,在档案的立卷、鉴定、归档、利用等方面,墨守成规,致使档案资料不全,结构不合理,利用不充分,难以给社会各方面提供及时、全面的服务。
要解决这些问题,使档案工作持续发展,必须开拓创新的思路,加强创新的紧迫感,充实创新人才,重视档案基础工作,在实践中主动创新,才能使档案工作紧跟形势,实现价值,发挥作用。
2 创新的原则性
档案基础工作的创新是必要的,但在实施的过程中,依然要遵循一定的原则,方能使创新不流于形式,真正成为推动档案基础工作前进的原动力。
2.1 创新的基础性原则
我国的档案工作经过一代又一代档案人的努力,在工作理论、方法上,已经具有一定的特色,建立了相对完善的体系,这对我们今天的创新是有导向作用的。档案基础工作的创新不能是“空中楼阁”,要研究过去,分析现在,展望将来,寻求突破,寻求创新。
2.2 创新的实践性原则
创新不仅要重视基础,更要经过实践检验,并在实践中不断完善。档案基础工作的创新要从本单位、本地的实际出发,不做那些不可能办或与当地实践脱节的创新。要立足现实,确立方向,使档案管理成为党政机关以至广大人民群众的“信息库”、“智囊团”,实现档案资源最大程度的开发、利用。
2.3 创新的循序渐进性原则
档案基础工作的创新不可能一蹴而就,要有目标、有步骤地进行。创新要由小及大,由单一方面的创新到基础工作全方位的创新,由近期目标的创新到未来发展的创新;创新要由浅到深,由保管、利用的创新到为社会搞好深层次的服务的创新上。
总之,档案基础工作创新立足历史、立足实践、循序渐进地进行,才能更好的发挥档案的信息作用,体现档案的信息价值。
3 创新的方法性
在档案创新的进程中,我们必然会遇到各种各样的问题,我们要讲求方法,积极应对,从档案收集、鉴定、管理、利用等方面入手,推进档案基础工作的发展。
3.1 档案收集——加大特色档案收集
现行档案资料中,宏观的档案多,微观的、生动的档案少,造成档案内容上的贫乏,利用价值大打折扣。因此,加大特色档案的收集是档案基础工作中不可忽视的创新之举。
在档案收集的创新上,首先要改变重保管轻收集的思想观念,档案工作人员要投身到实践中去搜集档案,特别要收集一些反映地方特色、文化特色、时代特色的特色档案。
其次,要做好收集工作。可以通过多种形式宣传,然后深入调查,做好记录,建立调查档案,收集范围要宽泛。在此基础上,再进行科学的分析,确立收集方案、收集内容、收集步骤以及收集后的相关整理、保管工作,做到归档范围的严谨,把切实把对经济和社会发展有价值的档案保留下来。
总之,在特色档案收集的创新中,我们要从被动收集转为主动收集、创造性收集,形成科学的收集、细致的分类、认真的保管,从而达到创新之目的。
3.2 档案管理——促进档案数字管理
档案数量的增加、形式的丰富,导致传统的档案管理面临挑战。因此,在档案管理这一基础环节上,促进数字档案管理,实行数字化创新尤其重要,这必将成为今后档案管理的主要方式。
首先,扩大数字管理的范围。在目前的档案管理中,数字化更多地运用于档案目录的输入、输出以及检索,在档案的归档以及编研、交流方面使用率较低。因此,应该从档案的采集到归档,从利用到交流,更广泛地使用数字管理,这样才能促使档案管理更好地向信息管理和信息服务职能转变。
其次,完善数字管理数据库。档案数字化管理是一项系统工程,包括总体设计、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理等。在数字化管理的创新中,要加强对电子档案的积累、鉴定、归档等环节的监督,完善数据库。并建立新型的标引工具及搜索工具,对取得的数据多次审查。
再次,加强数字管理的安全性。在档案数字化管理中,一个至关重要的问题就是档案的安全问题。要区分可以公开的文档及需要保密的文档,创新使用管理系统,既保证系统的保密性,又能使部分档案成为共享资源。
促进档案数字管理并实行创新,使档案工作人员由单纯的档案管理员变为档案信息的提供者,使档案室从文件实体的保管基地变成了提供利用方便的信息控制中心。
3.3 档案鉴定——提高档案鉴定水平
档案信息浩如烟海,一方面价值不大的档案材料充斥其中,致使人力、物力的浪费;一方面,有价值的资料又不能收录其中。因此,档案资源的鉴定以及整合必须跟进。
首先,要充实专业人才,指导鉴定。在当前的档案工作人员中,更多的是档案专业、历史专业的,但随着经济的发展,更应该充实一些诸如经济、管理等专业的人才,这样对档案的鉴定更有专业性与权威性,更容易发现档案的价值所在。
其次,要具有创新思想,进行“二次建档”。在各单位的档案中都有一部分不宜公开的和并无多大价值的档案资源,在数字化过程中,应该加强鉴定工作,进行“第二次建档”,以优化资源,提高利用效率。
档案鉴定思想及方式的改变,我们可以去除档案中的“鸡肋”,而真正发现档案中的“黄金”,使得档案基础工作更见成效,也使得档案的价值更有体现。
3.4 档案服务——更新档案服务理念
档案一系列的基础工作,最终只有通过档案服务才能实现其价值,发挥其作用,并走上可持续发展的道路。美国档案学者埃文斯曾指出:“档案虽然对于每个国家和每个民族都是唯一的和至关重要的,却仍然很少为人们所了解。因而,这个信息资源从总体上说还很少得到有效的利用。”因此,我们要更新档案服务理念,更新服务方式。
传统的档案服务方式,主要是到档案部门借阅档案、复印档案,随着信息化时代的到来,这种被动的、手工的档案服务方式必将被现代化的服务方式所代替。要以“服务于民”思想为指导,主动地为社会各方面提供有益的帮助。可以建立档案室网页,实现网上数据搜索;可以开展在线服务,达到服务的及时性;可以实现文件的自动收集及现行阅读。
4 结语
时代赋予档案基础工作新的发展机遇,也带来了新的挑战与思索。在档案基础工作创新的道路上,要把握基础,投身实践,不断更新思想观念,不断加强管理水平,不断提高服务质量,在创新中发展,在创新中进步,让档案事业真正地成为促进党和国家发展的有力臂膀。
参考文献
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5 于霞,姜以敏.关于基层档案工作可持续发展与创新的思考[J].黑龙江史志,2008(6)
6 赵德美,和英.浅议数字化档案管理[J].科技情报开发与经济,2006(21)
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