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浅谈ERP的局限性及解决思路

作者 :本站编辑更新时间:2012-11-12

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      企业信息化管理在中国的推广与应用已经历了20多年风风雨雨的历程,ERP作为一种先进的管理思想对管理者产生了巨大的影响,它所衍生的许多产品和工具已经得到了人们的普遍认可。ERP在中国的发展加速了我国企业管理现代化的进程,使得越来越多的管理者认识到:在基于信息技术的知识管理时代,对资源的全面管理和应用必须要应用好的信息技术,只有这样的企业才有活力和竞争力。
在制造业中,物料需求计划(MRP)在20世纪70年代中期成为了生产管理和控制中的基本概念。在这个阶段物料单系统(BOM)是主流,它主要包括通过利用目录来实施对订单的管理。MRP的概念逐渐发展,从物料订货库存管理到工厂和人力资源计划以及分销计划,然后再进一步发展成为制造资源计划(MRPⅡ)。在此基础上加入财务会计功能、人力资源管理功能、销售功能、管理会计功能等,就成为在全球各种行业企业的信息系统中的主流,也就是企业资源计划(ERP)。
一、ERP概念与内涵
企业资源计划(ERP)建立在信息技术基础上。但由于信息技术的迅速发展,ERP永远是一门崭新的学科,很难给ERP一个严格的描述。我们这里给出ERP一个一般的定义。所谓企业资源计划(ERP),就是包括用于商业管理的各种技术和观念,它是建立在有效地应用企业的各种资源来提高整个企业的效率基础上的。企业资源计划(ERP)软件包结合了商业活动中使用的各种软件来实现这个ERP的概念。刚开始的时候,ERP软件的主要目标市场是制造业,其中主要包含了有关企业核心的计划和管理的各种功能,但在近几年中,ERP的发展使ERP不仅能适应制造业,还可以适应其他不同的产业。事实上,ERP正在全球的范围内,在不同的产业中得到广泛的应用。图1显示了企业是如何通过ERP来集成信息的。
二、ERP的功能与局限性
1、业务集成。ERP软件包之所以被称为综合性的软件包,是因为其具备在相关各部门中进行自动数据更新的能力。由于传统的信息系统注重每个部门中的商业活动的最优化,几乎所有的这种系统在不同部门之间的信息传递和交流能力都很薄弱。尤其是在大企业中,不同的系统由于建立时间、目的等方面的不同,有时候它们根本是不相连的。正是因为这个原因,它给新产品开发和业务分类方面带来很大的障碍。而与之相反,ERP软件包中,相关业务功能间的数据更新是自动并且实时完成的。因此,管理人员可以实时掌握业务的细节,从而根据这些信息及时地制定不同的计划。
2、良好的适应性。不同的语言、货币、会计准则和其他类似的东西都可以由一个系统来处理,而且那些用于管理不同地点的公司的功能可以被自动地打包并执行。要适应企业国际化的趋势和维持系统的统一性,这种适应性是基本的要求。可以说,这不仅对开发和维护有好处,同时对管理也有不小的好处。
3、更好的分析与计划能力。计划功能的加强也是ERP的优势之一。通过利用相关业务数据,可以实现实时地从多方面获取和分析数据,这就保证了给决策者提供他们想要的信息,从而制定出更好的决策。
4、最新技术的应用。ERP可以利用信息技术最新的技术成果。ERP的生产商为了保持业务的持续增长,不断的将信息技术中的最新成果应用到自己的产品中。厂商快速的调整他们的ERP系统,以使之从技术的新发展中获益。例如,开放式系统、客户/服务器技术、计算机辅助获取和逻辑支持CALS、电子商务等。正是由于快速适应不断发展的信息技术,才使得企业对未来商业环境的适应成为可能,使得其在系统的配置、维护和扩展过程中能够不断地和最新的技术组合。
虽然ERP系统提供了一个把分离的商业功能进行集成的功能——将物料管理、产品规划、销售、分销、财务和其它的功能作用在一个统一的应用系统中,ERP的应用有三个严重的限制。第一,管理者在没有程序设计员帮助的情况下无法使用如顾客问答通知栏等功能,这限制了管理者迅速获取信息的能力;除此之外,这还为信息系统增加了信息的积压储备。第二,ERP系统仅提供了当前的状态。比如,开放的订货系统,而管理者经常需要回顾寻找过去状态条件,从而便于更好的决策。第三,在ERP应用中的数据与其他企业的数据或其他系统并不能有机地结合在一起,并且不能在系统中利用外部的智力因素。
三、解决的方法
针对ERP系统的局限性,一个简单并且节约成本的解决方法是给ERP系统增加一个数据仓库和一个商务智能系统。例如,ERP的资源计划和管理系统,商业智能调节ERP系统。一个数据仓库或者数据市场将ERP数据组织起来,以便决策者能够利用在线分析等工具进行分析决策。商业智能系统通过提供报表和面分析工具,通过在网上和自动提醒等工具来联系整个供应链从而提高商业竞争力。
商业智能系统具有如下的功能:
1、灵活的报告与分析。来自于ERP系统的操作性报告反映了最新的技术与事件,但是他们不能满足管理者实际操作、预测和其他决策分析的要求。分析报告如果具有可伸缩性,商业智能系统就能够揭开并实现ERP报告中数据的实际价值。比如,ERP每月订单报告的信息能够帮助提供决策,并且对一个以上部门的决策者同时起作用。例如:哪些产品没有准时装运、什么产品卖得最好、从哪些顾客身上最容易赚钱、哪些顾客会重复定购、哪些顾客希望得到最大的折扣等。
商业智能系统提供在线分析过程和数据资源工具。管理者通过使用电脑来解决估测未来趋势并挖掘未来潜能的类似问题。比如分析人员能够获得更先进的、更具体的关于零售的信息。可以从适时改变的视图和规律,看到相关图表,重新使用报告,创造“如果……会怎样”的假设分析,从而产生最优和最差的情景分析。通过实现自身价值,ERP系统中的信息在与其他资源相结合时显示了更大的价值—商业智能系统就应该具备这种功能。
2、闭合信息环。企业通过使商务智能系统和ERP系统形成合信息环来优化ERP系统的投资。当公司从ERP系统中找到有价值的商业信息时,就是这个信息环的开始;进而,当公司将这些发现的信息反馈给ERP系统,从而继续优化商务流程时,此环形回路就闭合了。比如,一个在线商业企业能够利用商务智能系统寻找每个顾客的购买方式,然后将产品的生产计划系统进行更新优化。下一次顾客再来此网址时,运行系统将把网页做成符合展示顾客愿意购买的产品的特点。
3、自动警戒行为。ERP的商务智能系统能够在特殊事件发生超过监控门槛时发出警报,从而使你的企业对出现的问题反应得更加迅速。比如,如果一定量的顾客为了相同的原因将同一产品退回,系统就能自动地留心工程、制造、顾客服务等过程,并且发送抱歉信给顾客,并且提供低价格的替换产品。类似的,顾客服务经理可能会要求系统产生一个thank-you便条给所有购买了该产品的顾客,并且建议顾客购买相应保险。
4、扩展ERP的能力。投资于ERP的最终价值来自于集成的ERP系统,不仅通过商业智能系统的前端,而且可以通过Internet。当你提供一个基于网络的接口给商业智能系统中的信息时,Internet就变成了联系雇员、合作者、供应商和顾客的企业信息实体。
一个流行的用Internet整合ERP商业智能系统的早期应用程序是供应链管理。所有的参与者—工程和产品设计者、制造商和供应商、制造人员、销售和市场人员、分销商和顾客——当他们需要商务智能系统来创造共同的利益时,都能得到利用商务智能的机会。考虑企业已有的硬件存储链:零售商用商务智能系统来调整货物,以利于更好的空间利用和保持更好的存货水平;一个工具制造商能够在销售点(POS)信息传播之后,通过趋势监测来调整相应的制造计划。制造商和供应商共同享有信息,商务智能产品的设计者为制造和服务公司在恰当时刻捕捉需要的顾客信息。此外,商务智能系统还能够为了更大的市场额或为更重要的顾客而更新产品。比如,在一个金融服务公司,一个产品设计者能够捕捉到关于顾客投资习惯的信息,并且利用数据挖掘工具开发新的投资软件包。
四、实施的要求
1、澄清你的商业目标,并获得决策者的支持:要清楚你要完成什么和你将在何种水平上影响你的组织。然后,获得管理层从数据仓库水平上的支持,不管它是部门水平还是全企业水平的支持。决策者的支持对项目成功将起关键作用。
2、在合理范围内开始,并且保证你有足够的资源:清晰的商业目标将帮助你决定你的项目范围。建议你在单一的商业领域起步,这样你能够迅速地满足你在投资上的回报。每个组的每一成员都需要了解数据结构、ERP系统中的数据以及数据仓库。依靠你的资源,你可以并行地实施ERP和商业智能系统,或者在开始实施商业智能系统之前等待,一直等到ERP系统开发完成并处于运行阶段。
3、选择一个在数据仓库和ERP上都有工作经验的销售商:当二者紧密结合起来时,就会大量增加ERP和数据仓库的复杂性。一个在两种产品上都有经验的销售商将更快的安排你的解决方案,并且帮助你开发出满足你需要并能够进一步适应未来需求的结构。
4、选择一个具有高可用性的数据仓库平台:许多商务智能系统强调任务的重要性,这会提高系统可用性的风险。比如,一个股票交易可能使用其商业智能系统储存所有的股票信息或新闻,这些信息既是为了交易,同时也可以供应国有新闻频道。一个电话中心可能在顾客打电话时利用商业智能系统作为客户信息数据库。
5、挑选能够加速执行和减少成本的工具:几个第三方制造商提供了支持主要的ERP应用程序的数据提取工具。在ERP系统中定义的数据将成为商业智能系统的基础。为了减少成本,如果你拥有多个ERP系统的应用程序。例如,在不同的国家或部门,可以用相同的方法配置它们,并且在不同的项目中应用一些标准工具,这种作法将使你的项目受益匪浅。以后,很可能ERP制造商不是购买数据提取工具的产品,就是开发它们自己的数据提取工具。总的来说,购买一个提取打包的数据提取工具要比开发自己的工具成本更低。
6、提高信息的速度:信息传播的趋势是及时的更新。保持电话记录细节的电话公司基本上必须调出每分钟的细节记录,这是由于服务器上繁重的传输工作带来的性能上的调整。保持各种投资组合记录的银行也倾向于应用每时每刻更新的商业智能系统。
7、性能计划和扩展计划:你保留在商业智能系统中的数据越多,管理者就会观察和分析出更多更准确的发展趋势。然而,更多的数据通常要求更高的系统性能,因此大多数的公司都在寻找一个平衡。一些公司愿意存储所有的公开数据项目,每个季度保留一次最近的数据项,在财政年度过后每半年保留一次财务信息。想要进行趋势分析的公司要保存更长时间近期数据项目信息。
8、形成闭环的持续增长:为ERP设计的商业智能系统最终将是一个闭环系统,它应用商业智能系统过程中发现的信息或外部信息资源更新ERP系统。建立一个闭环系统通常要求顾客编制程序,但是你的市场反应速度的增加还是很值得投资的。
通过毫无关联的公司功能中来集成信息,ERP系统成为有效的商务智能系统的“金矿”。不幸的是,ERP的报告功能通常只能提供系统有用信息的一部分。数据仓库和商务智能系统通过提供给管理者以简单及时的在线需求分析,增强了ERP系统的能力,使得ERP系统信息和外部数据紧密结合、警戒和自动反应能力得到提高。通过将网络接口接到你的ERP商务智能系统上,你能够整合供应链、加快市场反应速度、提高生产效率。概括地说,ERP商务智能系统帮助你的公司提高其市场反应速度、改进制造和分销过程,以及建立更个性化的顾客交互过程。■
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