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浅谈会计电算化下的内部控制

作者 :刘 凯更新时间:2012-10-24

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摘  要:阐述了当前会计电算化环境下内控制度的基本状况以及存在的问题,并以此为基础对会计电算化信息系统下内部控制体系的建设、加强以及评估提出粗浅的建议。 

本文来自职称论文发表网的竭力网络搜索和整理得来的。

关键词:会计电算化;内部控制;企业;信息系统
    内部控制作为企业受托者实现其经营管理目标,完成受托责任的一种手段,在企业内部管理监控系统中起着举足轻重的作用。随着信息技术特别是以Internet为代表的网络技术的发展和运用,电算化会计进一步向深层次发展,从而引起会计信息系统下的内部控制体系随之出现许多新的特点和变化。内部控制作为会计信息系统的重要组成部分,在会计电算化环境下,其作用应当是进一步加强而不应当是削弱了。其控制手段的多元化趋势,对控制本身的要求更为严格,电算化会计信息系统进一步向深层次发展,这在给企业带来效益的同时,也带来了内部控制上的挑战。

1  概述

    会计电算化是将以计算机为主的现代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称,是应用电子计算机实现的会计信息系统。会计信息系统是信息系统的一个子系统。它输入来自各部门、职工、企业外部经济实体等送来的各种原始凭证。它经过各种会计处理、分配、编表,最后输出会计信息。以电子计算机为处理工具的会计信息系统称为会计电算化信息系统。它所产生的会计信息就是电算化会计信息。它实现了数据处理的自动化,使传统的手工会计信息系统发展演变为电算化会计信息系统。会计电算化可谓是会计发展史上的一次重大革命,它不但是会计发展的需要,而且是科技提升和经济发展对会计实务工作提出的要求。电算化会计信息系统与手工会计信息系统相比,其输入、输出、存储的内容基本相同,所不同的只是会计操作技术和会计操作工具改变了。会计数据处理的正确性、精确性和及时性都大大提高了。

    所谓内部控制,是指一个单位为了实现其经营目标,保护资产的安全完整,保证会计信息资料的正确可靠,确保经营方针的贯彻执行,保证经营活动的经济性、效率性和效果性而在单位内部采取的自我调整、约束、规划、评价和控制的一系列方法、手续与措施的总称。

2  会计电算化企业的内部控制环境分析

    会计信息系统的应用对采用电算化核算企业的内部控制产生了深远影响。唐太宗说过,“水能载舟,亦能覆舟”,用之得当则有利,反之则有弊。同理,会计电算化之于内部控制,既是上帝亦是撒旦,不但带来了全新的控制风险,而且带来了崭新的风险控制工具。

2.1  信息技术为内部控制带来了挑战

    (1)交易授权批准缺乏有效的牵制授权、批准控制是一种基础的内部控制,在传统手工核算的环境下,一项经济业务的每一个环节一般都会经过具有相应权限的人员签章。但在信息技术环境中,权限分工的最主要的形式是口令授权,业务人员可利用特殊的授权文件或口令,获得某种权利。

    (2)电子信息处理缺乏可视的痕迹计算机存储方式是将信息转化为电子形式存储在磁(光)介质上,而磁(光)性介质极易被篡改甚至伪造且不留任何痕迹。部分交易的“了无痕迹”给内部控制带来了一定难度,也给一些不法行为提供了机会。

    (3)程序化操作易使差错反复发生出于人们对系统的依赖性以及程序运行的重复性,将使失效的内部控制长期不能被发现,并被多次重复,从而使系统在某些特定方面发生错误或违规行为的可能性更大,问题更严重。

    (4)网络开放性危及信息安全网络是个开放的环境,在这个环境里一切信息在理论上都是可以被访问到的,除非它们断开在物理上的连接。因此,网络下的信息系统很难避免非法入侵,极有可能遭受非法访问甚至黑客和病毒的侵扰。这种攻击可能来自于系统外部,也有可能来自系统内部,而且一旦发生将造成巨大的损失。

2.2  信息技术为内部控制提供了机遇

    (1)事前检查提高信息质量开发应用系统,除了重视一些技术特征,如响应的时间、用户友好界面等,更应该确保业务活动被正确处理,尽最大可能地防范风险;出现在防范风险不可能时,系统则应帮助发现或修正错弊。

    (2)事中网上公证形成三方牵制我们可以利用网络技术所特有的实时传输功能和日益丰富的互联网服务资源,实现原始交易凭证的第三方监控,即网上公证。也就是说,手工环境下的内部牵制是通过多人的分工劳动实现的牵制;在信息技术环境中下的内部牵制依然遵循职责分离原则,只不过有些分工由人人分离转为人机分离甚至机机分离来得以实现。

    (3)事后追溯利用电子审计线索在手工系统环境下,会计系统为维护账户之间的勾稽关系,以及为分类数据而进行的频繁转抄,使得审计线索大量重复、彼此割裂;而高度集成整合的信息系统,则为每一笔交易建立了单独的审计线索,环环相扣的链接关系使原始业务的再现更为方便易行。

    由此可见,信息技术环境里的内部控制,挑战与机遇并存、风险和收益同增。如何能在提高会计处理的及时性、准确性,同时确保会计电算化的安全,已成为各电算化单位需要解决的问题。因此,必须在电算化的环境中,对企业会计信息建立一个十分有效的内部控制机制,以确保电算化会计信息系统的安全。

3  当前电算化企业内部控制存在的问题

3.1  财务人员基本素质缺乏

    由于会计电算化在我国并不完全成熟,很多单位并没有制定相应的配套制度,以至于会计人员的岗位责任制并没有得到真正贯彻执行;同时由于会计电算化的监管工作又相对较弱,操作者在实际中违规现象便会时有发生。

    目前,会计从业人员虽然从传统手工记账向电算化工作迈进了一步,但受到本身管理意识匮乏的制约,目前并不能够上升到更高的角度去进行管理,将电算化工作系统的提升到新的高度。要将计算机知识和会计工作经验有机结合,还有待时日。

3.2  软件自身控制不够严格

    当前会计电算化中存在的最主要问题是对财务软件的控制,目前的会计软件过于单一,集成化程度低,并不能完全发挥出强化财务管理的功能。会计软件的开发忽略了审计的要素,导致问题频出。例如:①软件安全性与保密性差;②各核算模块缺乏衔接致使内部控制难度大;③已有的功能不符合内部控制的要求;④数据保管工作不够妥善。

3.3  内部审计监督缺乏

    (1)会计电算化下的内部控制具有程序化的特点,电算化企业的内部控制由人工控制与程序控制组成,因此企业的内部控制会产生程序化倾向,对程序的依赖性较高,差错反复发生的可能性增加。

    (2)内部控制的线索改变,在手工会计下,以凭证、报表等大量纸质和可视化介质为载体的信息,能够确保管理者相对简单地获取监督线索。但是,电算化会计中,电子化线索所替代传统的可视化监督线索。从监督线索的构成角度来看,手工记账和电子系统都包括数据和过程两个基本要素,传统手工系统只能合理的保证而不是确信经济业务经过符合规定的业务过程,但在电算化会计环境下,就需要注重和反映数据的来源以及过程的变化。

    (3)内部控制的内容拓宽,在传统手工会计中,内部控制和监督立足于事后对经济业务以及相关人员的行为进行监督。但是电算化会计下就要求在对经济业务和相关人员进行监督的同时,还必须拓宽至对企业会计信息系统的监督,还需要对企业现行会计信息系统的内部监督进行评估,将内部控制合理地嵌入业务系统中,从而达到积极预防、纠正错弊的目标,促进业务过程和信息过程地持续改进。

4  完善会计信息系统下内部控制的对策

4.1  提高财会人员素质

    (1)加强财会人员的业务培训、财会人员的岗位知识和技能的培训,对于在岗财会人员,除鼓励企业内部的专业知识和技能的培训外,还要在制度上形成对财会人员的培训机制。

    (2)加强对人力资源的管理,提高企业人员的内部控制基本素质。内部控制的建设核心是“以人为本”,企业管理人员必须要重视对人力资源的选择、使用和进一步培养,把人力资源作为企业最关键的、不可忽视的一种资源,这不只是内部控制的环境因素,它已经日益成为内部控制结构的有机组成部分。

4.2  加强电算化软件的控制与使用

    实行会计电算化后,存储介质发生改变,对会计档案管理的要求也应更加严格。另外,会计档案的概念也应有所变化。在电算化会计下,档案不仅包含打印输出的账、证、表等纸质存储介质,整个会计电算化系统的全部电子资料也属于会计档案的范畴。企业需要制定与实施完善的会计档案管理制度,对会计信息的所有介质都妥善存储保管,避免由电脑操作无形化和会计档案无纸化带来的风险。同时,电算化会计系统相关的资料应由会计主管以及系统管理员同时签字后及时存档。

4.3  加强企业内部监督

    (1)管理者应当建立健全企业内部监督机制,加强对内控有效性的监督。出现舞弊、错误等异常情况时,不仅仅就事论事加以处理,还应当必须考虑其中隐含的内部控制是否出现漏洞的信号,充分发挥电算化会计下应有的实时反馈效应,保证企业内部控制的跟踪实施。

    (2)建立企业内控的自我评估机制,由企业管理者和其他相关人员共同关注业务的流程和控制的效果,使企业能够了解内控存在的缺陷和可能引起的后果,之后采取行动改善缺陷。实施自我评估,对于企业加强自身管理、改进经营程序、提高劳动生产率以及减少控制的风险等都有积极作用。对会计电算化下产生的新风险,内…… 职称论文发表网http://www.issncn.com 职称论文发表网http://www.issncn.com


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