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可以从四个方面优化人员配置:①设立一名管理者代表负责决策采购中的临时决定;②为了重点加强齐套管理工作,可以考虑增设采购工程师,主要负责分析和指导物料齐套工作、修定采购定额单、细化采购技术要求等;③技术、生产、财务、仓库、质量各部门设定专门人员配合处理采购过程中的问题,以提高各部门间的协调效率;④采购人员的绩效与生产挂钩,绩效奖励高于一般管理。对降低了采购成本的成绩要及时给予奖励,建议按每项降低成本总金额的5%奖励采购部门,提高员工积极性,并鼓励其控制成本。
3.4 通信优化
在改善通信媒介方面,可以利用企业内部网、外联网等先进技术将客户、供应商、各部门及员工联接起来,实现一个扁平化的信息共享模式,进而缩短信息传递的时间,使沟通更加方便快捷。
在转变沟通方式方面,公司管理层要多与员工沟通,让他们了解流程重组的目标、计划及自己扮演的角色,并且各部门都要定期组织培训,学习新的管理思想和信息系统。此外,公司应当每年召开采购工作会,分析市场价格和产品生产采购方略,加强采购价格目标管理和采购过程审查工作,使各部门都了解企业的采购目标和计划,最大限度地实施“透明采购”,主动接受全体成员的监督。
3.5 组织结构优化
以前公司物资部的组织结构较为简单,就是采购部经理领导若干采购员。针对原有采购流程在各部门协调和齐套管理中存在的问题,将采购部的组织结构分为三层:采购管理者代表(决策层)、采购部经理(管理层)和三个分部门(执行层)。其中,三个分部门的职责分别为:①采购管理室——采购计划制定、物料齐套管理、批量生产材料定额修订、采购数据统计、物流程序维护等;②采购保障室——落实采购计划、采购商务洽谈、签订采购合同、供应商管理等;③仓库管理室——物料出入库及账目管理、物料搬运和包装拆卸、配送管理、边角废料处理等。
4 结语
对该军工企业的采购流程进行重组之后,从根源上解决了企业采购方面存在的问题,使生产部的生产效率提高了近40%,车间工人的加班情况也有所改善。这次对业务流程重组的有益尝试,对一些国有制造企业应该有一定的借鉴意义。由于业务流程重组存在极大的风险,所以国有制造企业必须全面分析自身的采购流程,设计出符合自己企业情况的采购流程重组方案,使其在变革后焕发新的生命力。
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