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浅谈图书馆档案管理现代化建设

作者 :段 红更新时间:2012-11-29

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 摘  要:图书馆档案管理现代化应定位于由先进管理理念与先进管理技术支撑的一种良好管理环境,它正处在一个改革、创新、发展的过程,表现为对社会的顺应和超越,即是社会发展的必然要求,也是图书馆自身发展的必然选择。


   关键词:档案管理现代化;图书馆;知识信息化;档案管理者


   中图分类号:G250            文献标识码:A




1  图书馆档案管理现代化的性质与意义


1.1  图书馆档案管理现代化的性质


   图书馆档案管理现代化具有整体性、规划性、持久性和前瞻性,正处在一个改革、创新、发展的过程,表现为对社会的顺应和超越。因此既要以国外社会发展作为衡量指标,也要考虑国内社会发展状况,从实际出发进行价值判断,明确今后档案管理发展的趋势与需求,确定今后档案管理建设的规划和目标。


1.2  实现图书馆档案管理现代化的意义


1.2.1  档案管理现代化是图书馆自身发展的必然趋势


   近20年来,随着我国经济全面、快速、协调、健康发展,综合国力逐年增强,各级各类档案馆(室)通过开展目标管理认定活动,带动了档案管理干部队伍素质的不断提高、观念的不断更新,促进了档案事业的发展。政府相关部门为了开发档案管理事业不断投入经费,新条件出现的同时,也对档案事业发展提出了更高的新要求,实现图书馆档案管理现代化,是为了与我国社会主义现代化建设事业同步协调发展,它既是社会发展的必然要求,也是图书馆自身发展的必然选择。


1.2.2  档案管理现代化可以拓展图书馆的服务领域


   图书馆档案管理归根结底是对信息资源的管理。信息资源的社会价值在于开发利用的效果,它具有时效性和广泛性。例如,银行部门的档案管理实现了系统内计算机联网,各种信息资源在全国所有的银行网点都可以互相利用。如果图书馆的档案管理系统也能构成微机联网,那么就能产生比传统档案管理更大的社会效益和经济效益,开发利用档案资料时就十分便捷,并能拉动其他工作良性循环,文献信息就能得到更加广泛传递,服务领域也就能相对拓宽。


2  图书馆档案管理现代化进程中存在的问题


   对档案管理现代化存在着模糊认识。有人认为图书馆档案管理现代化就是多购置现代化设备,有了钱就配上计算机、缩微机、扫描机、传真机等,就是现代化了;还有人认为,图书馆档案管理现代化,没那么容易,伊犁是边远地区要钱没钱,要人才没人才,要设备没设备,现代化的事,先往后放放再说。其实这都是对图书馆档案管理现代化的误解,有了设备不很好利用,实现不了现代化,消极等待也等不来现代化。档案管理现代化具有二维性,在时间上具有严格的时效性与特指性;在空间上具有一定的区域性和跨越性,如20世纪与21世纪的档案管理现代化目标肯定不同。


3  实现图书馆档案管理现代化的举措


3.1  主管部门加大图书馆档案现代化管理的投入


   首先,主管部门的领导者要有现代理念,要把图书馆档案现代化管理列入本单位重要工作规划与达标内容,用充足的精力关心和支持图书馆档案现代化管理事业,没有资金、设备和人才,应想方设法创造条件投入资金,千方百计配备先进设备,积极培养、选拔高素质专业人才;其次,各级主管档案工作的上级领导,要经常过问档案管理工作,及时了解档案管理工作现状,指导和帮助基层档案部门解决工作中实际存在的困难和问题;最后,领导者即要有宏观指导上的总体思路,实现发展战略的创新,还要有微观动作上的管理内涵,实施技术手段的创新,以此推进档案改革工作的深入发展。


3.2  更新图书馆档案工作者传统的管理观念


   档案工作者虽平凡,却具有不怕苦、不怕累、不求名利、勤勤恳恳、默默奉献的敬业精神,但由于长期处于封闭、半封闭的工作环境,有不少人观念陈旧、思想保守、接触社会较少、社会活动能力和协调能力较弱。想跟上时代步伐,必须更新观念,首先从提高档案工作者的社会意识开始,只有得到社会的关注和支持,才能有利于档案工作的顺利开展,有利于档案事业地位的不断提高。因而图书馆档案工作者应用一种高超的境界,率先树立起社会意识与大局意识,为了档案管理事业协调发展,融入社会大家庭,成为和谐社会成员,在人生的旅途上成功地做人、做事。


3.3  构建与现代化相适应的现代图书馆档案管理体系


   现代化档案信息网络,必须以各项业务工作标准化为基础,以计算机技术应用为手段,才能产生高效率。应注意的事项主要有两方面:首先编写档案名称。档案层次分类力求简明,单位名称排列在首位为总类目,例如,伊犁师范学院图书馆,各个主题排列在单位名称的后面为子类目,再如:会议记录,单位名称+主题=档案全称:《伊犁师范学院图书馆会议记录》,这样就结构清楚、组合有致;其次应注明档案时间项。分别著录清楚案卷内文件的形成时间和案卷的起止时间,注明案卷内文件的最早和最迟时间,中间用起止号“—”连接。假若没有统一的标准作为依据,对于毫无规律可循、没有头绪的档案,即便是经过精心设计的运算程序,运算效率也将会有相当程度的降低。


   所以说构建现代图书馆档案管理体系,应采取与现代化相适应的积极措施:①案卷全宗内的分类、立卷、排列、编制和归档,必须正确地贯彻执行党的政策法令,按照国家制定的统一规则进行整理与建立档案;②为了适应不同层次人们的不同检索习惯,最好编制两套档案目录,一套目录按音序排列档案顺序,另一套目录按主题排列档案顺序;③在库房建立温湿度控制、防火防盗、防虫防霉、防暑降温、清洁档案管理装备等方面保管安全体系,达到国家规范化标准;④档案管理者应脑快、眼亮、手勤、心细,即:经常性的整理档案,能及时发现档案损坏、遗失等情况,并快速追寻档案去向,采取补救措施,仔细作好重建档案与归档工作,以缩微、裱糊、翻拍、光盘存储等技术手段进行档案抢救,以此提高重要、珍贵档案的保存质量,保障档案历史联系的完整性,提升检索档案时的查全率;⑤尽快改变传统陈旧、过时,过于具体、繁杂的现行档案立卷方法和基本原则,以更简便、完善、高效的档案立卷方法取而代之,注重档案数据库建设,使档案管理工作向数字化、网络化发展。


3.4  图书馆档案管理实行纸质、电子文件档案同存共管


   新信息技术革命的浪涛冲击,使得信息的种类和形式越来越丰富,信息的存储与传播手段越来越先进,电子档案在各级档案馆(室)的库藏中越来越占主导地位。笔者认为,现阶段在现有的办公条件下,档案管理方式应由单一性向多元化发展,收集纸质文件的同时也应收集电子文件,笔者所在的图书馆综合管理办公室不仅将本馆所有纸质档案,如:《伊犁师范学院图书馆财务预算》、《伊犁师范学院图书馆禁烟资料》、《伊犁师范学院图书馆借书证》、《伊犁师范学院图书馆职工资料》等几十种档案,分门别类地装在标准档案盒里,将标题用统一字体,写在档案盒脊上面统一规格的白纸上;还保存了所有电子档案,实施纸质文件、电子文件档案同存共管,这样做不管是在停电、电脑出现故障,或纸质文档暂时不能查找等种种情况下,但为了开展某项业务工作,需要了解图书馆某些方面的基本状况时,只要能调出纸质文件或电子档案其中一种资料,就可以快速、及时地将档案资料查找出来;今后还要把工作重点由文件管理逐步转移到对信息的储存和二次开发,建立案卷联合目录和档案信息数据库,通过信息高速公路与国家公共信息网、各级各类档案馆、服务用户、图书馆以及新闻媒体等进行互交式联系,扩大对外交流和开放渠道,并力所能及与国际接轨,了解国际上的新学术思想动态,为档案管理编制研究提供借鉴,从而使档案部门由管理型向服务型和开发型转变,真正实现档案信息资源共建共享。


3.5  提高图书馆档案工作者的总体素质


   就我国档案管理队伍现状来说,文化层次参差不齐,专、兼职队伍不稳定的情况,有待进一步改善,加快引进和培养一批现代化档案管理的复合型业务人才,是一个迫切而现实的问题。档案主管部门应引进计算机专业人才从事档案管理工作,定期举办培训班培育在职人员,使之培训上教其所需,管理上尽其所能,将管理技能变为自身本能,成为担当新世纪档案管理现代化建设的中坚力量。


   档案管理现代化是图书馆信息知识资源建设的必要条件之一,必须引入竞争机制,实行择优上岗,做到唯才是举,唯才是用,建设一支政治纪律严明、作风正派过硬、业务功底精通,能保持纯洁、抵制诱惑的高素质档案管理干部队伍。档案管理者应认真学习、深刻领会和熟悉掌握档案业务标准,树立正确的工作态度,培养良好的工作习惯,具备高度的责任心,用统一规范格式进行Word文档排版,仔细地制作Excel表格,建立健全档案目录,认真地做好档案数据的录入工作,积极参与档案学术研究,不断提高理论研究和专业知识水平。除此之外,由于档案管理每天都在重复同样工作,档案管理者还要具备坚定的信念,需要有耐心、无烦恼、不粗心,保持一颗乐观积极、心平气和的心理状态。为了保证人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用,档案管理者必须具备娴熟的计算机操作技能,才能熟练运用各类现代化办公设备,掌握档案信息处理标准化知识和档案计算机管理应用方式:既档案的分类、立卷与排列;档案资料的自动编目、标引和编辑;档案自动(原文)存储与检索;档案业务工作的辅助管理;档案保管环境的自动控制;字迹褪变档案的信息增强和恢复性处理。


3.6  加快图书馆档案管理的现代化进程


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