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企业档案管理

作者 :本站编辑更新时间:2014-9-26

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ue/">科学管理。科学的档案一体化管理是以文件生命周期为基础,在文件从产生到最终转化为档案的过程中,既加强/company/">企业内部文件、档案工作的一体化,也注重各个不同文件职能机构的业务衔接,从而使文件到档案全过程都得到有效控制。

(2)档案一体化的原则

在实行信息一体化管理的过程中,必须要遵循以下原则:全程管理原则,/dianzijixie/">电子文件环境中,文件、档案界限不再显而易见,文件和档案工作人员界限也日趋模糊,文件与档案工作实行全程管理,将可以大大提高信息共享,提高效率;前端控制原则,前端控制原则是以文件生命周期为基础,将文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作是一个完整的过程。在这个过程中,文件形成是前端,处理、鉴定等是中端,永久保存或销毁是末端。前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析和科学整合;集成管理原则,集成管理是对管理要素的科学重组,是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理体系的功能度,因精密组合而减少疏漏,提高可靠性,增加相关作业密度,减少重复而降低功耗,提高管理效率。






电子信息技术与企业档案管理

一、 企业信息集成系统下的档案工作


现代企业的社会化大生产逐步由过去的劳动密集型走向自动化、程序化。计算机管理广泛应用于企业生产管理活动的方方面面。计算机进行产品的辅助设计(CAD)、辅助制造(CAM)和辅助数控编程(CAPP),计算机参与企业管理系统的制作文件、统计和数据处理,进而发展到把集合3C的产品数据管理系统(PDM)与有关人、财、物、产、供、销的管理信息系统(MIS)和制造资源计划系统(MRP)等组合在一起的企业信息集成系统。


置身于企业信息集成系统中,企业档案工作者将发现企业档案发生了巨大变化。


首先是企业档案载体的转变。在企业实现计算机全程管理后,适时实现了信息数据的远近传递交换和处理。在企业各项管理活动中,电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如生产或开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸,而其中许多又要承袭老产品的大部分成果,因此电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力,保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且有意义得多。


其次是企业档案的分类变化。旧有的企业关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破,取而代之以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中,计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同,但可以肯定的是计算机管理过程中企业的档案分类更能贴近企业的生产、经营、管理等各方面状况,分类也将更详细、更科学、更规范。


此外,在企业档案接收和保管上也有所改变。以往的企业档案工作者以参加科研产品鉴定、重要设备开箱及重要建设项目、技术改造竣工验收做为对其企业档案的监督、指导和接收就显得有些滞后了。“在电子环境中,如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程,文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用”。这就是说企业档案人员如果不进入到企业信息集成系统中去,则很难掌握到企业信息的核心部分甚至接收不到档案。的确,无时无刻不在产生的电子文件、电子图纸使企业档案工作者再也无法坐等档案的最后形成与归档了。他们必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。参照国家有关文件制定出本企业的《电子文件管理办法》,提请企业信息集成系统的编制人员在其系统的设计和运行过程中加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容。例如在计算机辅助设计过程中,要求计算机详细记录设计、加工过程中的原始资料及相应的更改信息,要在不同的版本上注明当前的有效资料,以确保最终归档使用的是正确版本的图形或图纸。企业档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台,要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性,掌握电子档案信息的收集、管理。


此时企业档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具,更多的经过档案人员鉴定归档的企业档案信息将存入“虚拟库房”。


为企业活动提供利用档案信息亦发生了转变。掌握一般的计算机操作只是对企业档案工作者的初级要求。重要的是要在企业信息集成系统中及时掌握企业的产品信息及开发过程。一切以企业生产建设为中心,找准档案工作为企业服务的切入点。做到把正确的信息,在正确的时间,以正确的方式,传递给正确的对象。要达到这样高层次的档案信息处理要求,档案工作者绝不可是思想守旧、图安逸、躲清静者;档案工作也绝不是仅靠几种目录、几间库房就可包容的。


二、电子商务活动中的档案工作


何为“电子商务”呢?电子商务即通过电子手段完成整个商品贸易活动的过程。也就是通过网络来实现从原材料的查询、采购、产品的展示、定购,到出品储运以及电子支付等一系列贸易活动。电子商务强调的是在网络计算机环境下,把买家、卖家、厂商和合作伙伴在因特网(Intemet)、企业肉部网、和企业外部网结合起来的应用。电子商务的核心内容是信息的互相沟通和交流。


伴随着企业电子商务时代的到来,企业档案管理也伴随着企业信息资源的交流和互换进入到社会信息网络的新天地。企业档案工作者对电子档案的来源与形成的关注由原来的企业内部网而扩展到地区、国内及至国际范围内的整个网络。在这一新的网络环境下,档案人员除了继续做好企业档案信息资源的收集和保管,更多的要了解企业需求,扩大服务内容。一方面配合现代企业的营销手段,档案人员应同企业领导及专业人员一道,建立企业信息资料库,选取最能体现企业优势、树立企业良好形象的信息资源上网,宣传自己和展示自己。吸引客户和占领市场;另一方面从网上获取有效信息为企业领导经营决策、为企业生产建设发展提供服务,主动的、全过程地提供产、供、销、科技、质量、资金、政策等多层次的信息,建立起一套科学的、多功能的、高效的、灵活的紧盯市场的企业档案信息管理体系。这的确给企业档案工作者提出又一次挑战。







企业人事档案管理中的路径依赖与选择

来源:中国论文下载中心    [ 08-08-08 15:09:00 ]    作者:卓云芳    编辑:Studa_hasgo122

 

摘要:随着我国经济的迅猛发展,企业的发展也是日新月异。本文分析了我国企业现行人事档案管理中的路径依赖问题,认为企业人事档案管理应走信息化、现代化的路径,并提出了路径选择中应注意的一些问题。

关键词:企业人事档案管理;路径依赖;路径选择;信息化

“路径依赖”最早是由生物学家在理论分析中提出的。后来,North等经济学家引入新制度经济学和进化经济学当中。路径依赖是指今天的选择受历史因素的影响,人们过去做出的选择决定了其现在可能的选择[1],类似于物理学中的“惯性”。由于某种现象具有先动优势,即使后来环境发生了改变,它也有可能继续自我增强,最后“锁定”在次优的状态。随着我国经济的迅猛发展,企业的发展也是日新月异。而企业人事档案是企业选人、用人、开发人力资源的基础,也是企业档案信息资源的重要组成部分。因此,研究企业人事档案管理中的路径依赖问题具有重要的现实意义。

一、企业人事档案管理中的路径依赖

1. 企业人事档案管理管理制度不完善,手段落后。

企业以追求最大利润为价值取向,普遍存在档案意识淡薄的情况。企业领导把精力和资金主要投向生产经营和产品销售上,而对档案基础工作的投入不够,甚至片面地认为企业与员工是一种雇佣关系,没必要把太多的精力用在人事档案管理上。长此以往,这种现象不断自我强化,导致了企业人事档案管理制度不健全、缺乏科学性、先进性。加之现在还有很多企业的人事档案管理仍停留在经验管理和手工管理阶段,这种方式制约人事档案功能的发挥,越来越不能满足现实工作的需要。

2. 企业人事档案内容简单雷同,个人材料分散。

目前,仍有不少企业的人事档案材料仅记录了员工的姓名、年龄、性别等基本信息,这种计划经济体制下制定的企业人事档案内容显然已不适应新形势的发展。这种人事档案不能为选人、用人提供参考,进而影响到人员的正常晋升与轮换,挫伤了员工的创新热情,失去了真正意义上的参考价值[2]。另外,长期以来,人事档案管理、利用形成了一种分散局面。人事组织部门主要掌握个人履历、政治面貌、学历、职务评聘、工资等方面的材料。而反映员工工作业绩的材料在档案中却没有收集,使人事档案在使用中缺少员工工作能力评估这方面的相关信息。这种状况不但造成管理成本增加,而且破坏了人事档案内容的完整统一, 使之不能全方位地反映员工的真实面貌。

3. 企业人事档案管理不规范,利用率低。

有些民营企业是从家庭小作坊发展起来的,管理本来就不是很规范,人事档案管理更是不规范。有的员工职务升降、工资待遇随意性很大,甚至还存在着企业主口头上说了就算的现象,使员工的工资级别、职务任免等材料根本无法形成。由于企业人事档案管理的不规范,产生了不利的影响。一是有人利用档案管理的漏洞,制造虚假材料。例如,将工作时间提前、把学历变高、把年龄变小等等。这些情况的出现,使档案材料丧失了真实性、严肃性、权威性。而人事档案材料的失真,使得人力资源计划中的配备计划、退休解聘计划、补充计划、使用计划不能正确制定和正常执行,对当前配置以及未来人力资源的供求造成负面影响。二是有的档案转递不及时,操作程序不规范[3]。例如,有的人早已跳槽,但其人事档案还未按规定转递到新单位;有的企业违反规定,把人事档案当作普通邮件寄送,不作机要转递,这就容易造成档案丢失;还有的企业在人事档案转递过程中,不填写转递单,不经密封钤印,就随意将档案交给本人自带,致使篡改、丢失档案的现象时有发生。这些原因相应地造成了企业人事档案价值不高,利用率降低。

二、企业人事档案管理的路径选择

企业不同于其他组织的最大特点就是它是以追求利润为目标的经济组织。企业是依法设立的以盈利为目的的从事生产经营活动的独立核算的经济组织。…… 职称论文发表网http://www.issncn.com 职称论文发表网http://www.issncn.com


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