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企业的一切管理工作都是以是否有利于企业获得利润为目标的。企业档案管理的存在和发展必须来自其内在的、本质的需要。如果企业的人事档案管理能够满足企业的这种内在需要,它就能生存和发展[4]。因此,针对企业的特点,应突破传统人事档案管理的路径依赖,选择信息化、现代化的新路径。信息化是从原始静态档案管理到动态档案信息化管理的革命,是人事档案工作的深入,是工作方法的改变,也是人事档案管理与时俱进、开拓创新的起点。这一路径的选择对企业人事档案管理提出了新的要求。
1.完善人事档案管理制度是信息化的基础
在人事档案管理中,对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度,必须要进行改革,及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度,使得人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整;在档案的鉴别上必须遵循“去伪存真”;档案的整理归档要严谨、科学;档案的借阅应根据具体情况具体分析, 对人力资源管理部门及其他部门应有所区别, 注意档案安全;档案的更新应及时、准确、完整,尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。只有维护了企业人事档案的真实性、严肃性、有效性,才能更好地促进人才合理流动、合理配置和合理使用,为企业人力资源建设提供更好的服务,为企业人事档案管理的信息化奠定基础。
2.依托专业人才是信息化的有力保证
由传统的档案实体管理转变为信息管理,只掌握传统档案管理职能的档案人员是难以适应的。因此,要实现人事档案的信息化管理,企业必须具有高素质的档案管理人才。人事档案管理信息化的最终决定因素是人。人事档案管理人员必须由人事档案实体管理者向信息管理员和发布者的角色转换,要提高人事档案管理人员的计算机应用能力,能用信息化、数字化管理手段来管理人事档案信息。对专业人才的培训主要分为两个方面:一是基础理论和业务技能培训,档案人员应具备扎实的档案学基础理论知识,还应懂得文件与档案的管理原则,熟悉档案工作的规律、分类方法及有关的技术;二是现代化信息技术培训,培训重点应放在数据的规范采集、软件的正确运用及网络知识的运用等方面。通过培训使档案人员能够掌握计算机技术在档案管理工作中的应用,掌握档案管理应用软件的各种功能,成为档案信息化管理的行家能手,确保档案管理系统平稳、正常的运行。只有这些相应人才素质的拥有,才可能充分挖掘档案信息化平台的潜力,从而更为有效地实施档案管理信息化工作,为企业服务。
3.建设人事档案管理系统是信息化的重点
利用计算机技术对人事档案进行信息储存、查找,进而实现网络化管理,是当前人事档案管理信息化的重点。人事档案管理系统的主要功能如下图所示:
人事档案管理系统
数据复制
文件传输
报表管理
员工管理
系统安全
一方面,通过该系统能够实现文件档案管理一体化。在办公自动化环境下的文件、档案一体化管理,要求重新设置合理的工作流程,将文件工作和档案工作的需求一同嵌入管理文件系统中,记录从电子文件形成到成为电子档案并归档的一切活动过程和处理情况。档案人员在网上接收、整理、鉴定并确定密级和保管期限,然后进入正式文件库。档案管理部门也可以通过办公自动化系统随时掌握文书,业务部门的管理动态,及时进行指导,从而实现档案的超前性、预见性管理[5]。
另一方面,企业文书、业务部门可以随时将形成的有查考利用价值的文件归档存储到服务器上。档案部门也可以将原有的档案原件扫描后存储到服务器上。当用户通过身份确定就可以在企业局域网的任何终端检索、浏览到需要的档案信息及其全文,不必到档案部门也能查找到档案信息。信息化的档案管理为企业生产建设提供了快捷、高质量的服务。
三、路径选择中应注意的问题
1.信息化档案管理面临的经费问题。
档案信息的数字化、网络化,管理服务的现代化,都需要不断的更新设备和技术等。为此,企业在选择进行信息化建设的过程当中,就得花大量的人力、物力、财力去解决这些问题。这就制约了一部分企业,尤其是中小企业去选择信息化的新路径,而“锁定”在传统的人事档案管理上。
2.档案保密和档案安全受到挑战。
信息网络已经不断的深入到各个领域。在网络环境下,影响档案保密和安全的因素主要有:一是人为因素,档案管理人员的档案安全意识和保密意识不强,往往在自己的档案网页上随意发布信息,对发布的信息缺少严格的审查和管理;二是技术问题,当前电脑病毒很多,并且黑客也很厉害,使得档案信息的安全和保密受到威胁,这些势必引起企业档案管理现代化的高度重视,需加以研究解决。
总结
综上所述,本文分析了我国企业现行人事档案管理中的一些问题及原因,认为企业人事档案管理应走信息化、现代化的路径,并提出了路径选择中应注意的一些问题。我们认为,企业人事档案管理,以网络建设为依托,以各种先进技术为手段,最终目的是为了更好地利用档案资源,发挥人事档案的实际效能,为企业提供服务。
参考文献:
[1] 诺思.制度、制度变迁与经济绩效[M].上海:三联书店,1994
[2] 刘琴.人事制度改革对人事档案管理的影响[J].档案学通讯,2005,5:10-12
[3] 张新芳.人事档案工作如何适应新时代企业人力资源管理的新要求[J].兰台世界,2006,12:41-42
[4] 张斌.对我国企业档案管理困惑的思考[J].北京档案,2007,2:71
[5] 刘彦丽.关于档案信息化管理的研究[J].商场现代化,2005,4:70-71
信息技术对当代企业档案管理的几点思考
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内容摘要:我国档案管理规范化、现代化一直是档案管理追求的目标,而从上个世纪末开始的计算机信息技术的高速发展正是我国档案管理规范化的契机。目前,我国档案管理与我国现代化的发展不能协调。本文从分析现状入手,对我国档案管理的规范化提出了一些行之有效的措施和手段,希望能为我国档案管理的规范化提供一定的帮助。
关键词:档案管理;现状;对策;思考
自改革开放以来,我国人事档案管理发生了许多变迁,人们对档案管理的认识也产生了一些根本变化。《档案法》的颁布实施,既为档案管理工作提供了法律保证,又为档案管理工作提出了新的要求。
一、人事档案管理理念的不适应
1、缺乏人事档案的知情权。近年来,由于人事档案的不透明、知情权不落实而造成的问题越来越多。有的因原单位在当事人的人事档案中记录了不实之词,甚至塞进了缺乏事实根据的材料,造成了对当事人的伤害;有的因长期无法了解个人档案致使档案丢失而无从知晓。因此,由人事档案丢失而引发的纠纷、诉讼频频出现。
2.人事档案保管权的局限。按国家规定,目前我国只有机关、事业单位和国有企业才有人事档案保管权,而随着我国经济建设的发展,外资企业、民营企业等经济成分在经济发展中占有越来越大的比例,这些单位按国家规定没有人事档案保管权,只能把档案寄放在人才交流中心并向它们交纳一定的管理费用。这种做法,由于用人单位与人才交流中心不存在行政权约束,因此,不能有效地对人事档案进行管理。
二、人事档案管理方法的不适应
1、“档随人走”的传统管理方法受到挑战。改革开放以来,特别是随着市场经济体制逐步推进,人员流动现象日益增加,人档分离现象越来越普遍,尽管《干部档案工作条例》、《企业职工档案工作规定》对流动人员的人事档案作了规定,但实际操作中管理部门与流动人员之间的权益和管理矛盾日益显露。有的单位为了防止人才流失,以档案为关卡,造成了“弃档”现象日益严重,淡化人事档案的呼声越来越高。
2.传统的手工管理制约了人事档案的质量与效率。人事档案多年来采用传统的十大分类制,一份材料归属什么种类常常存在许多主观因素。近年来,虽然采用了计算机进行辅助管理,但也只是采用电脑进行目录录入,并没有带来管理方法质的飞跃,造成人事档案管理效率低。
三、人事档案管理制度的不适应
1、人事档案收集缺乏力度、材料质量差的问题普遍存在。首先是收集归档的工作制度不健全,执行不严格。少数管档案部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》,没有形成自己的实施细则,内容不具体、不全面。即使建立了制度也存在不同程度上执行不严格的现象。归档工作被动、不及时。其次是收集归档的材料不全面、不准确。特别是交给人才交流,代管的人事档案,职工考核材料、人员鉴定材料和反映个人能力水平的材料等,不能及时收集到个人档案中。
2、缺少有效的检查、监督机制。许多单位的人事档案长期处于凌乱、无人问津的状态,发挥不了应有的作用。由于没有定期检查,使水事档案管理有空可钻,新增加材料的连续性出那断裂现象;部分人员档案材料遗失;一些单位趁人员调动、单位合并之机把未整理的人事档案顺水推舟移交出去,推卸责任。
3、材料的真实性受到质疑。有的个人或单位出于某种考虑或避开某种风险,刻意更换材料或隐瞒事实,使人事档案信息虚假或不全,可信度大大降低,这必然使用人单位处于被动状态,特别是现在录用人员都是采用先进人后调档的方式,一旦用人单位发展问题为时已晚。
四、改变档案管理现状的几点对策
1、要具备现代化的观念。计算机和信息技术的快速发展,已经和正在档案管理工作产生划时代的巨大影响。随着机关、企业单位办公自动化进程的加快,大量机读档案录音、录像、照片等新型电子文档的形成已纳人档案管理。要解决一个观念问题,就是我们档案的现代化建设不是简单地用计算机代替手工劳动,也不是把传统的管理方式搬到网络管理上来,而是要借助现代信息技术,引进先进的管理理念,对档案管理中不适应的一些做法进行改革。尽快树立起现代化的观念是每一个档案工作者紧迫的必修课,是档案管理步人现代化的第一步。
2、要有适应时代发展的内部管理。对于各级档案部门来说,采用科学的管理手段,为实现档案管理的现代化打下基础是非常必要的。
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