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企业档案管理

作者 :本站编辑更新时间:2014-9-26

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革》、《大事记》、《皇明史志》等编研材料在产品创优、企业文化建设、形象宣传等方面发挥了积极作用,各类原始资料在科研攻关、土地使用、经济纠纷、物资供应和打击侵权犯罪方面更是发挥了举足轻重的作用。

皇明公司在2001年的无形资产评估中,档案提供了90%的证据,并且快捷方便,受到了评估师高度好评,这次评估,皇明太阳能品牌以21亿元的品牌价值成为中国太阳能第一品牌(2004年皇明的品牌价值已经达到51.3076亿元);2001年公司在进行中国驰名商标申报时有95%的材料出自档案;在人事管理、财务管理、世界银行贷款项目等工作中,档案管理工作发挥了功不可没的作用;2002年我们的两项档案信息资源开发利用成果分别获得山东省档案信息资源开发利用一等奖和三等奖,这是国家权威部门对我们档案利用的又一次认定。

(三)建立民营企业信用档案可以增强对人才的吸引力。

长期以来,许多民营企业的行为影响了其对人才的信用度。如不履行合同或不明确双方的权利和义务,任意延长工作时间,不交或不按时交纳养老保险等以此达到降低成本,增加利润的目的。这些行为损害了企业员工的积极性和创造性,再加上民营企业本身的“家族化”特点,民营企业在人才资源市场上难以树立良好的形象,对人才缺乏吸引力。如果建立民营企业信用档案,民营企业对员工的这些不良行为将被记录在信用档案中,这些记录反过来成为约束民营企业主的一把尺子。

三、建立、利用民营企业档案的设想

1、宣传引导,增强民营企业建档意识。

档案主管部门以及其他所涉部门包括宣传媒体要当仁不让,大力宣传,努力使民营企业主树立建档意识。为保证民营企业建档工作健康开展,尽力为民营企业提供优质高效的服务,档案机关部门全面负责宣传引导、监督、业务指导等工作。切实加强宣传引导工作力度,引导和督促民营企业所形成的对国家和企业本身发展有保存价值的档案收集整理好、管理好,充分发挥档案的作用,确保民营企业建档工作落到实处。

在工作中,要始终把为民营企业服务作为工作目标,如免费培训,提供指导服务,引导建立企业家档案,定期编写档案知识问答下发民营企业等等。从而拉进档案行政部门与民营企业的距离,使档案工作为民营经济服务落到实处,以便取得较好的效果。

2、建章立制,营造良好建档环境。

常言道:“没有规矩不成方圆”。民营企业的建档首先必须有符合我国实际的规章制度。可根据《档案法》、《企业法》、《合同法》、《商标法》、《广告法》、《消费者权益保护法》、《税收法》等有关法律法规制定企业档案法规规章制度为企业建档作保障。

3、搞好民营企业的调查和建档试点工作。

民营企业建档是一项新的工作,没有现成的经验。因此,搞好这项工作必须进行认真的调查研究,听取民营企业主的建议和要求,并积极开展宣传引导工作。同时要抓好试点,在试点的基础上逐步推开。

4、广泛收集,建好民营企业档案。

各级档案管理机构应成为民营企业档案的建立、保管和服务的主要机构,承担档案征集、建设、信息发布、咨询等一系列服务职能。档案征集工作对弥补馆藏档案资源的历史缺陷,形成馆藏特色具有特殊的作用,是档案接收工作的必要补充。档案征集工作的重点应放在进馆范围以外的档案、年代久远急待抢救的档案和填补馆藏缺陷的档案,以征集促进档案馆形成更加全面和独具特色的馆藏档案,拓宽档案馆与社会交流的途径。

5、多方位服务,构筑档案利用平台。

民营企业档案的开发利用可以采用灵活多样的方式。从服务手段来说,可以书面查询,用作凭据;可以报刊杂志、新闻媒体定期公示,进行奖励和曝光;可以在人员集中的公共场所设立电脑触摸屏,供人们查询、接受社会监督;可以在互联网上远程检测咨询,并进行监测。

积极探索建立馆际档案资源相互交流的渠道,实现档案资源的共享。一般情况下,档案馆都或多或少保存了外地的档案信息,由于没有沟通渠道,这些信息往往难以发挥应有的作用,造成了档案资源的闲置。档案信息化建设的飞速发展,为档案信息的异地交流提供了新的途径。在友好协商、互惠互利的基础上,档案馆际可以通过互换档案目录信息、提供档案复制件、开发代查服务等方式开展馆际协作,形成档案信息共享的档案资源建设新模式。

伴随着我国经济融入世界贸易组织的步伐越来越快,民营经济将成为21世纪中国经济的主流。我们国家加入WTO,要按国际规则经营企业,要进入国际市场,没有档案、没有证据怕是行不通的,江泽民同志曾指出:“档案工作是各项事业发展的一个重要基础。这个基础不牢固,将来我们是要负历史责任的。”企业档案对企业的生存和发展,具有至关重要的作用和意义。建立民营企业档案,提升民营企业档案的地位,充分发挥民营企业档案的作用,是民营企业在市场经济大潮中立于不败之地的重要途径。






企业档案管理的重要性 2008-10-17 15:45

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企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。各企业应注意日常工作中,各种文件材料的形成、积累,并按一定的要求进行科学分类整理,统一管理本企业各门类、各种载体的档案,实现档案的有效利用。

常言道:“没有规矩不成方圆”。 建章立制,营造良好建档环境。充分认识开展企业建档工作的重要性和必要性。让大家真正明白,做好建档工作不仅是权利,也是义务,是企业自身发展的客观需要,是长期受益之事而非权宜之计,从而增强开展建档工作的积极性和自觉性。档案不是包袱,是财富,为使档案工作从开始就步入科学化、规范化轨道,我们档案人员必须严谨、认真、仔细,加强企业档案工作,是企业强化基础管理、提高市场竞争力、维护自身权益的客观要求。企业应充分认识档案在企业各项工作中的重要作用,增强档案人员依法做好档案工作的自觉性和责任感,从企业现实工作和长远发展的客观需要出发,把档案作为生产、经营、管理的重要资源和必不可少的条件切实加强管理。 利用企业档案的原始性,发挥凭证作,产生经济和社会效益。企业档案是企业文化的重要部分,是企业成功的金桥。档案属于文化范畴,企业文化当然包括企业档案、企业要成功,离不开企业的经营管理等。这些都是重要的企业文化,离不开企业档案工作保障。建立企业档案,以便赢得客户、赢得市场。企业信用档案标识着企业的信誉度,信誉度高就容易赢得客户、赢得市场。企业文化建设、形象宣传等方面发挥了积极作用,各类原始资料发挥了举足轻重的作用。使档案工作为经济服务落到实处,以便取得较好的效果。






企业档案工作的主要情况

【 作 者】李和平

【摘 要 题】专门专业档案

【 正 文】

一、近两年企业档案工作发生了很大变化

从全国的档案事业来讲,企业档案工作处在最活跃、最生动、最有亮点的一个前沿。这几年由于我国企业改革的不断深化,给企业档案工作带来了变化,主要表现在两个方面。

(一)1999年以来,组建了一大批中央企业,许多企业由过去的主管部门管理,直接转变为由国家来管理。从档案工作上来讲,过去由很多个部委管理的大企业,脱钩以后直接和国家档案局建立了联系。中央企业基本上有五大类型。

1.由部委直接转成的:石化、石油、国电、国防,十大集团(如:航空、航天、兵器、船舶、核工业等);

2.与部委脱钩的:电子信息、电信、远洋、钢铁、汽车制造(一汽、东风等);

3.与军队、武警、政法机构脱钩的:新兴集团、保利、远东贸易等;

4.与部委脱钩的大型科研单位:钢铁研究总院、冶金自动化研究所、机械科学研究院(具有相当实力的国家级科研单位,并且转为企业)等;

5.打破行业垄断以后分离出来的:民航、电力、电信等。

总的来讲,中央企业的档案工作基础比较好,实力都很雄厚,而且档案工作上升得也很快,没有随着企业的改革或中央企业的组建而受到影响,反而通过强强联合,使档案工作也上升到一个新的台阶。

(二)通过企业进一步深化改革和加入世界贸易组织,对企业档案工作提出了一些新的问题。

1.加入世界贸易组织以后,企业要更加全面、更加深入地参与国际竞争,这就需要比以往更多的信息。我们档案工作的价值在企业的发展过程中体现的就越来越明显。因为一个科学的决策取决于信息的量和正确性,档案是企业信息整体的一个非常重要的部分,企业对档案的需求比过去更迫切了。

2.随着现代化企业制度的建立,要求企业档案工作更加科学规范。现代企业制度是一个科学的管理制度,企业档案工作属于现代企业制度基础管理的一项内容,也就要求我们档案工作要适应现代企业制度的建立而规范。很多企业特别是外向型的企业还要注意本企业的档案工作要与国际惯例接轨,这也是随着企业面向世界、面向国际竞争,把档案工作带到了这样一个环境。

3.企业活动的范围逐步扩展,企业产生的档案种类和数量激增,应该优化企业文件材料的收集范围。随着我国加入世界贸易组织,企业活动的范围逐步扩大,这是指国内外的范围扩大。过去中央企业很少有在境外设机构和企业的,现在大多数企业都有涉外机构;从企业自身的改革来看,过去企业只管生产,销售由国家来调控,现在企业是以营销为主导来带动生产。随着企业活动范围扩大和内容的变化,档案形成的种类和数量也就越来越多。因此,如何优化企业文件材料的收集范围,使保存的档案内在质量和数量都能适应企业要求,这是企业档案工作者需要研究的一个课题。

4.企业的法律事务增多,档案的凭证依据作用越来越显著。随着企业法律事务逐渐增多,档案的凭证作用也越来越凸现,档案具有的这一特性是其它文件不可替代的,因此要注意发挥档案的依据和凭证作用。企业在法律诉讼过程中,很多是靠档案起了至关重要的作用,产生了可观的效益。

5.市场竞争越来越激烈,要注意保护企业的知识产权档案(包括商业秘密档案),并发挥作用。一方面我们要注意档案的利用和开发;另一方面属于企业商业秘密的档案必须要管好。过去国有企业对知识产权档案和商业秘密档案不是很重视,随着市场经济的建立,竞争的激烈,企业自己的商业秘密越来越重要。

6.档案行政管理部门要加强对企业中“对国家和社会有保存价值的档案”的监管,这是符合《中华人民共和国档案法》的规定。现在也有一种说法,企业现在都走向市场了,不要管得那么多。实际上这不是管得多少的问题,该管的没管好也不行,不该管的瞎管更不行。现在企业逐渐走入市场,以“四自”为原则,在这一前提下,怎样对企业特别是中央企业…… 职称论文发表网http://www.issncn.com 职称论文发表网http://www.issncn.com


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