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考
亲亲集团公司 肖紧跟
企业档案是指企业在设立、生产、经营、管理等各项活动中直接形成的具有参考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。近年来,随着民营企业发展的加快,一大批民营企业家开始认识到档案管理在企业发展中的重要性。加强企业档案管理已成为民营企业做大做强的内在要求。
一、加强企业档案管理的重要意义
企业档案是企业的宝贵财富,它的重要性主要体现在以下三个方面:一是维护企业经济利益和合法权益。因档案真实记录着企业各项活动,在处理是非和各种纠纷中,档案是最有说服力的证据。二是维护企业历史真实面貌。档案是在企业发展中积累和形成的,是企业历史的真实记录,它见证了企业的昨天和今天,是后人了解过去的最重要途径。三是提高企业管理水平。企业领导在作出某项决策前,都要查阅大量的资料,从中找出决策的依据;企业总结工作、制订计划、处理问题时,也需要了解情况和熟悉政策;正确指挥生产经营,更要靠有关的经济法规、统计数字和市场信息。而这些文件和资料很多都保存在档案里。它是企业各级管理干部加强企业管理的重要参谋。福建凤竹集团在抓企业档案管理上受益匪浅。上世纪90年代初,该集团档案管理停留在“散、乱、瘫”的状态,该企业在处理法律纠纷中,因一份重要文件找不到,不得不“花重金”到北京找发文部门索取,耗费了大量的人力、物力、精力。从那时起,凤竹集团狠下决心抓档案管理,董事长陈澄清亲自抓。目前,凤竹集团档案管理已达国家二级标准,成为全省民营企业档案管理的典范。在该集团新厂房扩建、项目建设、股份制改革、资本上市等工作中,档案管理发挥了重要作用。
二、亲亲公司档案管理上存在的差距
在20年发展中,亲亲公司档案管理积累了一定的基础,具备了档案管理的雏形。但与标准化档案管理的要求相比,还有很大的差距,主要表现在以下七个方面:一是领导重视不够。相当一部分领导认为档案管理是小事,只是简单保管一下资料,对档案管理标准化、现代化、重要性还不了解,因而对档案管理的要求不高,更舍不得花精力、财力投入建设。二是思想认识不统一。绝大多数部门单纯从本部门工作方便出发,将资料、档案保留在本部门和少数人手中,不上交档案,造成档案资料分散,急需的资料查不出、拿不出;如遇人员流失,一些重要的档案资料很可能“失传”。三是档案管理的制度不健全。有的有制度也难以推行。四是档案管理的硬件不够。没有专门的档案室,档案室与文印室、办公室混杂,档案室面积狭小,档案设备、工具不够用,造成档案管理不安全,一些整理工作无法进行。五是档案管理收集的资料有限。目前公司档案室收集的资料基本限于行政类档案,董事会、人事、财务、生产类档案分散由各部门管理,各事业部、分公司、基地档案没有纳入统一管理,有的部门和个人将档案资料长年截留在个人手中,有的领域没有及时积累整理档案资料,造成档案资料单一。六是档案管理的专业性不强。声像档案少且不规范,档案箱排列无序,档案管理的帐薄不齐,有的档案书写不规范,防盗、防潮、防火、防虫的基本措施为零。七是档案管理队伍不稳定。档案人员来了走,走了来,没有注意档案专业人员的培养和稳定工作,造成档案管理的临时性和混乱性。
三、加强公司档案管理的措施
目前,亲亲公司正处于提升阶段,加强档案管理、实现档案管理的达标升级正处于必然。结合公司实际,我以为加强档案管理应从以下六个方面入手:
(一)加强档案室硬件建设。从长远目标考虑,宜建立馆藏面积达150m2以上、具有一定承压能力的专业化档案室,配备专业性强、自动化程度高的手摇式档案柜组。从短期目标考虑,应将现有档案室里的档案和文印分墙隔开,清除非档案物品,做到档案室专用;购买必要的书柜书架,专存图书,实行档案、图书一体化管理;购买一批档案柜、照片档案盒、卷皮、全引目录皮表、案卷目录皮表、案卷题名皮表,为整理档案提供方便;还要购买必要的防暑、防湿、防鼠、防盗设备,确保档案安全。
(二)建立合理的档案管理模式。根据公司目前分部多、战线长、网点多的实际,要建立“统一管理、分级负责”的管理模式,实行集中式管理和网点式管理相结合。总公司对总部各部门档案集中管理,总部各部门所存档案定期向档案室移交,未移交前,档案柜统一存放档案室,由各部门掌管档案柜钥匙,并将档案柜内资料列出清单报档案室汇总备查,档案室钥匙只保留在档案员一人手中。总公司对各事业部、各分公司档案实行指导和监督。
(三)明确归档制度。企业的档案属于企业所有,企业工作人员都有建立档案、保护档案的义务,不得裁留档案。行政管理、劳动人事、经营管理、生产技术管理类文件按年度一年归档一次,要在次年的第一季度前归档。产品开发、设备仪器、基本建设、科学研究类文件材料应在项目完成后15日内归档。会计核算类文件由财会部门整理归档,保管一年后向档案室移交。企业人员因公外出学习、考察、开会获得的文件材料,要在会议结束后10天内向档案室移交。对制度的执行情况,档案员要跟踪督办,相关部门和人员要积极配合。
(四)不断丰富档案内容。在规范行政档案、人事档案、财务档案的基础上,要不断丰富新的档案内容,逐步建立起经营客户档案、科研技术档案、知识产权档案等涉及企业生存和发展的核心信息资源,使档案工作范围不断拓宽。
(五)增强档案的利用功能。档案的目的在于利用。要充分利用档案的资源优势,及时为企业生产、经营、管理、技改、研发以及改革、对外交往提供直接参考服务;要因地制宜利用资料编辑一些资料册、图片展,宣传企业文化,方便业务操作。
(六)稳定档案工作队伍。档案管理是一门专业性强的业务,是一门科学,做好档案管理,主要在于档案专业人才。要从企业长远发展出发,有意识地培养一批档案专兼职人才,使之成为企业的“活词典”。要逐步提高档案专业人才的待遇,使专业人才能长期扎根,为企业服务。要教育和引导档案人才热爱档案工作,守清贫,耐寂寞,甘当“老黄牛”,甘坐“冷板凳”,为档案工作献青春。
公司企业档案管理流程,详细流程
2007-02-28 15:32
第一条 管理部门
1、公司客户服务中心为档案管理部门,设置档案专管岗位,由一人全权负责。
2、文书结案后,原稿由档案专管人员归档,经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要,原稿须由经办部门保管者,应经客户服务中心部门主管同意后妥为保存,客户服务中心以影本归档,原稿用毕后仍应送客户服务中心归档并换回影本。
第二条 文件点收
文件结案移送归档时,依如下原则点收:
1、检查文件的本文及附件是否完整,如有短少,应即追查归入。
2、文件如经抽存者,应有客户服务中心部门主管及档案专管的签认。
3、文件的处理手续是否完备,如有遗漏,应即退回经办部门补办。
4、与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。
第三条 文件整理
点收文件后,应依下列方式整理:
1、中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
2、右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢。
3、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。
第四条 档案分类
1、档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分,部门别之后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类。
2、档案分类应力求切合实用。倘因案件较多,前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多,亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。
3、同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则,如案件较多,一个档夹不敷使用时,得分为两个以上的档夹装订,并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号,以便查考。
4、每一档夹封面内页应设“目次表”,案件归档时依序编号、登录,并以每一案一个“目次”编号为原则。
5、档号之表示方式如下 A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2,A1A2为经办部门代号,B1B2
为大类号,C1C2为小类号。D1为档卷卷次,E1E2为档案目次。
第五条 档案名称及编号
1、档案各级分类应赋予一名称,其名称应简明扼要,以能充分表示档案内容 性质为原则,且有一定范畴,不宜笼统含混。
2、各级分类、卷次及目次的编号,均以十进阿拉伯数字表示;其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。
3、档案分类各级名称经确定后,应编制“档案分类编号表”,即将所有分类各级名 称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。
4、档案分类各级编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增繁时,随时增补之用。5、档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审
慎研议,并拟具新旧档案分类编号对照表,以免混淆。
第六条 档号编定
1、案件如系新案,应就“档案分类编号表”,查明该案件所属类别及其卷次、目次 顺序编列档号。
2、案件如可归属前案,应查明前案之档号予以同号编列。
3、档号以一案一号为原则,遇有一案件叙述数事或一案归入多类者,应先确定其主 要类别,编列档号。
4、档号应自左而右编列,右方装订的案件,应将档号填写于案件首页的左上角;左方装订
者则填写于右上角。
第七条 归档与档案清理
1、归档文件,应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内,并视实际需要 使用“见出纸”注明目次号码,以便翻阅。
2、档…… 职称论文发表网http://www.issncn.com
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