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人事档案管理中存在问题与对策

作者 :黄小芸更新时间:2015-1-28

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 (广西省钦州巿疾病预防控制中心  广西    钦州 535099)



摘  要:近年来,随着市场经济的逐步发展,人才市场的相继建立和人事制度改革的进一步深入,单位职工档案管理工作中管理混乱、档案损毁丢失等现象时有发生。由此造成的职工身份无法核定、离退休职工福利政策难以落实、个人养老金不能按时发放等问题屡见不鲜。加强人事档案管理工作,优化事业单位人力资源管理配置,已成为当前事业单位亟待解决的问题。

关键词:档案;管理;问题;对策。  


一、当前职工档案工作存在的问题  

1、部分单位领导对人事档案管理工作不够重视。这种情况由来已久,这些领导总是将人事档案管理工作看成是保管的事务性工作,对人事档案管理的重要性认识不够,在他们看来,人事档案管理是附属性工作而不是单位的主要工作,人事档案管理工作只要做到不丢失,不泄密,同时又能应付外调、查档就可以了。

2、档案管理不规范,利用率低。一是事业单位职工档案内容简单雷同,个人材料分散。事业单位职工档案材料只记录员工的姓名、年龄、性别等基本信息,这种简单的事业单位人事档案内容不仅不能为选人、用人提供参考,进而影响到人员的正常晋升与轮换,失去了真正意义上的参考价值。二是档案转递不及时,操作程序不规范。

3、档案管理人员素质不高。档案管理是一项政策性、规范性很强的工作,需要工作人员具有较高的政治素质和业务能力。而目前事业单位的档案管理人员大多素质较低,文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要。有些人员责任心不强,造成事业单位职工档案材料的客观性、准确性、完整性差。    


二、加强事业单位职工档案管理的建议及措施  

1、要强化档案意识,提高事业单位职工档案工作地位。一是加强宣传,提高事业单位领导的档案意识。充分利用报纸、电视等媒体,加大档案法规及有关劳动保障法规的宣传。采取正反两方面宣传手法,通过法院对有关丢失职工档案处置的案例宣传,转变事业单位领导不重视职工档案的现状。另外通过依法管档用档事例的正面宣传,使他们把档案工作纳入重要议事日程,并使之在事业单位发展规划中占据一定的位置。二要通过各种有效的舆论形式及培训形式,使事业单位职工档案工作的性质、任务和作用,最大限度地被事业单位领导了解和认识,工作实践中自觉地形成利用档案、关心重视和支持档案工作,加大职工档案工作经费投入,使职工档案工作与事业单位的管理、生存、发展有机地结合起来,促进事业单位全面发展。


2、加强档案工作的基础建设。按照《人事档案工作条例》第二十七条规定,人事档案管理部门,要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房,配置铁质的档案柜、库房面积每千卷需20至25平方米,库房内应设置空调、去湿、灭火等设备,库房防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施,库房、阅档室、办公室三室分开。为此,应将人事档案管理中心设置为不以赢利为目的的、经费由政府财政补助的事业单位,改人事档案付费托管为政府无条件保管,还人事档案为国家所有的本来面目。


3、要规范事业单位职工档案的业务标准体系。在人事档案管理中,对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度,必须及时进行改革,建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度,使得人事档案工作更加制度化、规范化、科学化。在档案的收集上要及时、完整;档案的整理归档要严谨、科学;档案的借阅应根据具体情况具体分析,对人力资源管理部门及其他部门应有所区别,注意档案安全;档案的更新应及时、准确、完整,尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。只有维护了事业单位人事档案的真实性、严肃性、有效性,才能更好地促进人才合理流动、合理配置和合理使用,为事业单位人力资源建设提供更好的服务。

 

4、加快现有人事档案目录数据库的建设

现存的档案材料数量大、占据空间大,在管理和使用方面都很不便,这一现状要求我们必须加快信息化建设,将其逐渐转化为数据加以整理和规范,全面提高工作效率。人事档案信息化建设将对人事、组织工作产生重大影响,主要表现在:(1)有利于组织人事部门“选人用人”和为领导决策提供服务;(2)有利于提高人事档案管理人员的工作效率和服务质量;(3)有利于信息的完整、准确和及时更新;(4)有利于档案管理员业务水平的提高。


5、要加强队伍建设,提高档案管理人员的素质。一是严把选人关。根据新形势档案工作的需要,选配档案管理人员时,要注重选拔思想政治素质高,年纪轻、学历高、擅长计算机操作,有一定工作能力和文字水平的人员从事职工档案工作。二是强化培训,优化档案管理队伍素质。分期分批集中档案管理人员学习业务知识,围绕疑难问题进行研究探讨,以达到取长补短,共同提高的目的。同时积极鼓励档案管理人员在职自学,从业务能力方面提高档案管理人员的整体水平。定期召开改制事业单位职工档案工作座谈会、研讨会,交流改制事业单位职工档案管理经验,解决疑难问题,研究新的发展思路,提升工作水平。三是实行目标管理。把档案管理人员的工作成绩纳入岗位目标管理,并与年终考核相结合,从而促进档案管理人员素质的提高。  


6、收集人事档案材料是人事档案工作的基础

随着政治经济体制改革的不断深化,人事制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多,给人事档案材料的收集带来了新的要求。(1)管档人员必须及时,向有关部门采取电话或一年一次上门催收与档案有关的各种材料。(2)各管委人事部门随时收集材料及时交管档部门,形成层层有人管,上下左右,纵横相通的人事档案材料收集网络。(3)认真整理,保证人事档案质量。要按档案工作有关规定,实行全国统一标准整理装订,管好人事档案为合理流动人才服务,做到经常检查,室内清洁卫生、防火、防潮、防蛀、防尘。

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