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创新性档案管理工作

作者 :黄小芸更新时间:2015-1-28

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(广西省钦州巿疾病预防控制中心  广西    钦州 535099)


摘  要:档案管理创新是档案管理与开发利用者的创新,是档案事业宏观管理者所进行的创新,通过创新可以寻找科学的管理规律和成功的管理创新的实践有力地推动了档案工作不断迈入更高层次。


关键词:档案;管理机制;创新;途径


新型档案载体的广泛应用,给档案的整理、保管和利用方式都带来了新的变化,这就要求档案部门在工作实践中,开拓创新,以推动档案工作向更高层次迈进。


一、档案工作管理模式的创新

   如今,许多传统的做法和管理模式已不再适应社会发展的需要,我们必须对此进行创新。其中包括档案工作主要环节和一些具体操作手段的创新。要在立卷方法上创新,尽量简化档案部门长期推行的一些呆板的操作步骤,如从组卷方式到装订方法上考虑,我们可取消一些不必要的环节和步骤,尽量缩短立卷归档周期。这样,也便于推行部门工作,就是在平时的抄抄写写、装装订订的工作中,档案工作者也要善于思考,针对工作中发现的问题搞一些小革新,力求事半功倍。目前,许多档案部门都将计算机应用于档案管理,但多数仅限于各类档案目录的输入输出或检索而在档案管理其它方面的应用则较少。其实日常档案管理工作中,还有许多工作可以利用现代化技术来提高工作效率,如采用条形码来代替档号,既安全可靠,又方便快捷,可大大提高惜阅归还档案的速度。所以说,无论是档案业务管理工作,还是档案信息的交流都可以应用计算机进行现代化管理帮助解决具体问题,提高管理效率和管理水平。


二、档案工作管理机制的创新

   档案管理工作以经验管理居多,工作人员的选配往往也是以具有档案工作经验为先决条件,这在某种程度上制约了人才的流动,容易产生不思进取的思想,更谈不上去创新。鉴于此,应当引进竞争激励机制,改变在档案部门实际存在的铁饭碗现象,从源头上解决创新的根本问题。如积极推行全员聘任合同制,对现有人员实行公平竞争,择优上岗,真正做到优胜劣汰、能者上庸者下,从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关,从而激发每个人的工作活力,最大限度地发挥个人潜力,使档案工作出现充满竞争活力,开拓创新的新局面。与此同时,可建立一些相应的创新激励机制,如鼓励创新的用人制度,分配制度,奖惩制度,将工作创新的内容作为考核的重要指标进行考核,并与劳动报酬,晋职升级挂钩,营造出鼓励创新的气氛和环境,促进档案工作良性循环。


三、要充分体现档案工作的服务特色

   日常的档案服务只局限在做好为本单位查阅利用本单位产生的档案方面,而对本单位档案如何主动为外单位、为社会服务、实现各单位之间档案的资源共享方面的工作做的却很不够,考虑的也很少。档案部门必须变被动等待服务为积极主动上门服务,利用现代计算机技术提供远程服务。利用网上信息量大、传递速度快的优势,与其它档案机构联网,共享档案信息资源,使服务范围由“窄”变“宽”,服务层次由“浅”变“深”。


四、专职档案人员应当重视观念更新

   档案管理人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。特别是在机构改革、人事制度改革的今天,随着各部门工作人员的减少,工作量的增加,档案工作将面临更大的压力。因此,专职档案人员有必要进行相应的调整和重新定位,要一改守摊看点、仓库保管员的形象,在埋头苦干、默默奉献的同时,不妨多一些敏捷和睿智,多一些胆魄与果断,从根本上转变观念,掘弃“皇帝女儿不愁嫁”、“酒香不怕巷子深”的旧观念,主动找婆家、找市场,让档案创造出更丰厚的社会效益和经济效益。档案工作的清苦是人所皆知的,不怕清苦是档案工作者的优良传统。然而在当今社会,档案工作者一方面要耐得住清苦,继续踏踏实实工作;另一方面也要通过档案工作者的开拓与创新,使档案工作产生一定的经济效益,提高档案工作的自身价值,发展档案事业。


五、专职档案人员应当练就过硬的业务技能

   从事档案工作的专职档案人员,既要有扎扎实实的业务功底,又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击,以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段方式,给专职档案人员提出了更高的要求。为此,专职档案人员首先要适应新形势,善于提出新方法、新思路,解决新问题,勇于打破传统的条条框框和管理模式,有所创新,有所突破。其次,专职档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤,而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法,在务实基础上促进创新,努力使专职档案人员成为一名掌握科学的、先进的工作方法,一专多能的档案工作人才。


六、档案管理人员应当拓宽视野、丰富知识

   作为档案工作主体的专职档案人员,创造积极向上的学习氛围非常重要。专职档案人员要把终身教育作为一种必然选择,努力学习,不断“充电”,拓宽视野,了解所涉及工作领域的现状及发展动态,运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作,实现由单一专业型向多样复合型转变。同时可以制订相应的制度,提出具体要求,以促进专职档案人员在其位、谋其事,营造一种锐意进取、积极向上的创新氛围。


七、加大硬件设施建设

档案工作在发生着巨大的变化,在现在的信息产业中,可以系统的完成文件起草、修改、删减到定稿,通过检索、打印、登记来汇集统计工作,使文件自然行成,运行、转换等所有环节实现办公自动化。实现装备和技术的现代化,配备档案管理所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备,运用这些设备来缩微档案资料,进行数字化,科学化处理及保存。


总之,档案管理是各种珍贵历史资源得以保存的重要途径,是以项功在当下,利在千秋的大事,建立健全档案管理的创新思维,开展创新实践的理念,对档案管理的现状特点要求做到心中有数,端正思想,以积极的态度去创新去摸索,做到稳中有升,稳步前进,积累工作经验,发现新问题,解决新问题,不断地在这条道路上取得更优秀的成就,同时主动的推出新模式新方法,推动档案管理的事业不断的发展,放眼世界。走向未来,积极的参与国际档案信息的交流,生产出更多更具有国际性的文化产品,来满足国际和国内多方面的信息利用需求。

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