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会计电算化条件下会计内部控制

作者 :张伊嫚更新时间:2015-1-28

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摘  要:实现会计电算化为各单位或企业的内部控制带来了许多新问题,研究和建立电算化会计信息系统的内部控制问题就十分重要和紧迫。本文就会计电算化条件下会计内部控制提出自己的对策。

关键词:会计;电算化;会计;内部;控制。


会计电算化它实现了数据处理的自动化,使传统的手工会计信息系统发展演变为电算化会计信息系统,使得会计数据处理的正确性、精确性和及时性都大大提高了。它的应用使会计人员从繁重的手工会计工作中解脱出来,但同时也给内部控制制度的建立带来了新的问题。


1、加强系统安全与网络安全控制,严格系统操作环境管理。(1)订立内部操作制度,禁止非电脑操作人员操作财务专用电脑;(2)设置操作权限限制;(3)操作人员身份的密码控制,规定交接班手续和登记运行日志;(4)数据存储和处理相隔离,严格控制系统软件的安装与修改,对系统软件进行定期的预防性检查,系统被破坏时,要求系统软件具备紧急响应、强制备份、快速重构和快速恢复的功能;(5)机房的工作环境保护。网络安全指标包括数据保密、访问控制、身份识别等。


2 应用控制。会计电算化系统的应用控制,是为适应会计行业的特殊要求,保证数据处理完整准确而建立的控制措施。主要包括:(1)输入控制。输入是会计系统的主要信息入口,也是容易出错的主要环节,所以输入控制是内部控制的重要一环,应该确保输入数据的正确性。(2)数据处理控制。会计电算化的数据处理控制,主要依靠系统和软件的安全可靠来保证其准确。因为操作人员只需要输入凭证,而汇总记账、转账、报表生成等一系列工作均由系统内部完成。所以,在程序设计中对数据处理通常应进行修改控制、有关数据的合理性检查等几方面的控制。(3)输出控制。包括控制只有具有相应权限的人才能执行输出操作,并自动登记操作记录,从而达到限制接触输出信息的目的;打印输出的资料应进行登记,并经系统操作、审核和会计人员签章后,按会计档案要求保管。


3、做好管理控制工作。管理控制是指企业建立起一整套内部控制制度,以加强和完善对计算机会计系统涉及的各个部门和人员的管理和控制。管理控制包括组织机构的设置、责任划分、档案管理、上机管理等多个方面。例如:在组织机构设置方面,企业应对原有的组织机构进行适当的调整,以适应计算机会计系统的要求。在职责划分方面,内部控制的关键在于不相容职务的分离,计算机会计系统与手工会计系统一样,对每一项可能引起舞弊或欺诈的经济业务,都不能由一个人或一个部门经手到底,必须分别由几个人或几个部门承担。在计算机会计系统中,不相容的职务主要有系统开发、发展的职务与系统操作的职务,数据维护管理职务与电算审核职务,数据录入职务与审核记帐职务,系统操作的职务与系统档案管理职务等。企业为防止舞弊或欺诈,应建立一整套符合职责划分原则的内部控。


4、保证电算化软件使用中内部控制权限的相对独立性。会计电算化核算模式下,取消了不同岗位分工人员的签字、盖章方式,取而代之的是软件使用中的各种权限控制。比如具有出纳权限的人员,只能从事现金、银行存款业务的结算和帐务查询工作,不能进行凭证编制以及复核等。这种权限分工,保证了财务内部控制目标的实现,从而有效的保证财务信息的真实、准确。这种严格的权限划分工作是财务核算工作顺利进行的有效保证,在工作中要严格执行。如果因为工作需要,某项权限的使用人需要临时将自己的工作由他人代为完成时,必须提前考虑好财务工作的内部分工和相互牵制,在不违反上述原则的前提下,职责权限可以由他人代为完成,但是时间不宜过长,否则应该办理岗位交接手续。另外,在会计核算体系中,一人不能同时分管多种会计权限,以形成岗位职责之间的相互牵制,保证会计信息的真实性。


5、整章建制,实行电算化环境下的制度控制。针对电算化系统,企业必须对手工会计信息中的各项规章制度进行整理,以充分适应需要。整章建制的内容主要有计算机管理制度、会计工作管理制度,包括岗位责任管理制度、日常操作管理制度、维护管理制度、机房管理制度和档案制度。作为电算化系统内部控制工作的核心内容应着重在完善内控环境上下功夫,制定严格的控制制度并保证得到全面执行,设立良好的控制活动,以不断提高会计工作效率和经济效益。

在这里以建立健全的档案管理制度为例。这里的档案主要是指打印输出的各种账簿、报表、凭证、存储会计数据和程序的软盘及其他存储介质。档案管理一般通过制定与实施档案管理制度来实现,一般包括:存档的手续必须有会计主管和系统管理员的签章才能存档保管;各种安全保证措施,如备份软盘应贴上保护标签应存放在安全、洁净、防潮的地方;采用磁性介质保存会计档案要定期进行检查和定期复制,防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。


6、加强对会计电算化系统内部审计。为使会计电算化系统能够安全可靠地运行,确保数据功能所产生的会计信息正确、完整、及时和有效,应加强对电算化系统的内部审计。内部审计工作的职责不仅包括审核电子会计账目的真实性、合法性和安全性,还包括稽查、评价会计电算化系统运行的安全性和可靠性,包括应用程序内置控制功能是否安全可靠、系统内部防范风险的控制措施是否完善、处理经济业务的程序和方法是否准确,以及检查组织及管理制度是否健全、有关规章制度是否得到有效执行等。内部审计人员应对审计情况进行归纳整理,并将审计结果及建议形成报告,以便相关者决策,从而保证电算化系统的内部控制更加完善严密。

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