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档案管理信息化发展的必然性

作者 :本站编辑更新时间:2022-01-19

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0引言

   档案是各单位必不可少的信息资源,在人类社会发展史上,档

案起着查考利用、科学研究和历史凭证的作用。因此,做好档案管理

工作就显得尤为重要。随着时代的发展,传统的档案管理方式已不

能适应当今世界计算机网络信息化的发展,档案管理信,,.化成为新

形势下档案管理的发展趋势。

   ,档案管理信息化的含义

   档案工作反映的是一个单位的历史面貌,档案管理信息化建设

是时代赋予档案管理部门新的任务和使命,档案管理信息化是指通

过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化,经系统加工和

网络传输后,实现档案信息资源的合理配t和有效利用,最终实现

档案信息资源共享。

   2档案管理信息化发展的必然性

   2.,档案管理信息化具有软硬件基础当前,我国各单位档案

管理部门基本上都配备了各式各样的打印机、复印机、扫描仪,数码

相机等,管理人员也达到了人手一台计算机的配t,这样就为实现

档案管理的信息化提供了硬件设备基础,此外软件建设方面,各单

位几乎都配有档案管理软件,为档案的收集、保管、利用等提供了

方便。在此基础上,档案管理向信.,.化发展就有了充足的、完善的

条件。

   2.2完善的法律法规,规范的管理机制,统一的管理标准是档案

管理信息化的保证标准规范化也是档案信息化建设的重要基础之

一。档案管理标准化包括:档案整理标准、统计标准、服务标准、各项

技术标准等,它是衡f工作效率高低的尺度。如果没有这些标准,档

案数据库中的信息资源就无法建立:如果各单位档案部门不按统一

的标准去做,各搞一套,自成体系,那么档案信息网络就无法畅通,

资源共享也就难以实现。

   2.3档案管理信息化是保管保护传统档案的必然要求首先,

档案部门正在或者即将面临档案的自然老化和人为损害的难题,档

案信息资源的数字化可以保护档案原件,延长档案原件保管寿命,

降低档案原件丢失或损坏的风险,受到损伤的档案原件,可通过数

字化过程恢复丢失的信息,其数字拷贝也有补偿原件的作用,还可

以解决因纸张老化、脆裂等原因造成的查询利用不便的问题。

   其次,档案信息资源数字化可以优化馆藏,进一步改变馆藏档

案结构,节省存储空间,馆藏档案信.’.f得以不断增长。随着各单位

档案的不断增加,沉重的库房压力使传统的档案管理模式s}需变

革,这就需要使用大容,的档案存储载体。利用计算机的磁盘存储

系统和光盘存储系统,特别是光盘存储系统,可以解决档案信息存

储难的问题。采用高容量的存储载体不但可减轻管理人员的工作

f,而且能提高档案工作效率。档案管理也应适应这一趋势,选用规

范化、通用化及稳定性和安全性有保证的档案管理系统。以实现档

案信息的传输、交换和资源共享。

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