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信息化档案管理的安全保密

作者 :李萍更新时间:2022-01-19

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  [期刊论文] 《办公室业务》 -2013年15期

【摘要】随着社会的高速发展,人们对档

案管理的要求变得越来越高,主要包括档案

管理安全保密性以及管理的方便性。目前,

我国的档案管理正面·I盏着档案安全以及保密

方面的危机,稍有不慎就会发生档案被盗取

或者删改等问题。因此档案管理人员必须寻

求更加可靠、方便的档案管理方式。本文就

对如何加强档案管理的安全性和保密性进行

研究,并分析实现信息化档案管理的可行性

对策,以供各位借鉴交流所用。

【关键词】档案管理;安全性;保静陛;信

息化

将档案在确保安全、保密的情况下

进行妥善保管,并为使用者提供其需要

的档案就是档案管理的主要目的,而达

到这个目的根本就是完善档案管理系统

结构。随着信息技术的普及,档案管理

也逐渐向着信息化发展,由于信息化档

案管理的出现,很多大型企业在档案管

理上就能省去很多麻烦,信息化档案管

理可以满足企业的大量档案信息的传输

以及储存的要求。但是随着信息化档案

管理越来越受到企业的重用,这种档案

管理的方式面临安全、保密责任就越大,

管理系统中的漏洞一旦被人发现并利

用,就会导致企业档案信息的外泄或者

损坏等严重后果,这对于任何一间企业

的档案信息安全保密工作来说都是非常

严峻的考验。

一、信息化档案管理

信息化档案管理就是将传统的档案

管理环境转移到网络管理环境当中,实

现对大量档案资料进行信息化管理的档

案管理模式。随着信息化档案管理系统

的不断成熟和完善,档案资料的管理服

务效果就变得更加符合人们对大量档案

管理的要求。目前,信息化档案管理已

经成为各大企业重要的档案信息管理手

段,同时也是促进我国企业和政府单位

档案管理信息化以及高效化的重要工

具。为了方便档案信息使用者的查看,

在档案资料的信息化管理时,档案管理

人员应该尽可能平衡好档案信息的安

全、保密性与使用者查看档案资料的便

利性,要尽量做到确保档案资料的安全

性和保密性,也要完成妥善管理档案信

息的根本目的,随时准备好为使用者提

供所需档案文件的准备。

二、加强档案管理安全保密功能的对策

为了使档案资料能够被更有效地利

用,企业的档案管理部门就要通过采取

有针对性的措施,不断完善档案管理工

作,其中对档案资料管理最关键的就是

做好安全和保密方面的工作,尤其是对

于内容设计企业或国家较高级别机密的

档案资料,必须严格保证档案管理具有

高度的安全性和保密性。

(一)提高档案资料管理人员的安全

保密意识

要实现档案资料管理的安全和保

密,首先就要从档案管理部门人员入手,

加强他们对于大难资料管理的责任心和

安全保密意识,从而促使他们能够将更

多的时间和精力在档案资料管理的安全

保密工作部署上。企业管理者应该定期

为档案资料管理人员开展关于行业发展

形式以及行业档案资料保密情况的课

程,让档案资料管理人员能够及时了解

到行业档案资料保密的形势和手段,从

而提高他们对于信息化档案资料安全保

密问题的忧患意识以及保密技术。还可

以通过将企业档案管理的效果与档案资

料管理人员的工资或者奖金挂钩,并建

立相应的奖惩体系,在一段时间内,企业

档案资料得到有效的保护和管理的话,

就适当地给予档案管理人员物质或者精

神上的奖励,相反的,如果企业档案管理

出现管理不当或者发生被盗、删改的话,

档案资料管理人员则需要负上相应的责

任,扣除适当金额的工资或奖金。

(二)建立完善的档案资料安全保密

制度

目前,我国关于档案资料安全保密

的法律法规还不健全,还存在比较多的

法律空隙给不法分子利用对档案资料进

行侵害,这很大程度上加大了企业或其

他组织单位在档案资料管理工作上的难

度,对我国档案资料管理的整体水平发

展很不利。由于现在档案资料管理以信

息化为主,因此在档案资料安全保密制

度的建立中,应该更多的倾向于计算机

与网络上的档案管理方面。建立完善的

档案资料安全保密制度,法律法规的强

制性和权威性能够对意图盗取或删改别

人档案资料的人起到有效的震慑作用,

并且通过对违法人员进行相应的处罚,

给予这个社会更多正义的风气,对保护

我国档案资料安全有很大程度上的帮

助,为档案资料管理人员进行档案管理

工作注入强心针。因此,加快完善我国

计算机与网络关于档案信息安全的法律

法规,并形成更加健全的制度体系是实

在必行的。

(三)提高档案资料安全保密技术

水平

要有效提高企业档(上接第175页)案资料管理和安全保密

水平,除了做好各种主观工作外,还需要

提高档案资料安全保密技术等级。其中,

最重要的是加强机密档案资料系统以及

机密电子文档的安全和保密工作,包括

在企业的档案资料信息在网站上发布

前,应该先对将要发布的档案资料信息

进行严格审查,阻止有关企业机密或者

有关知识产权等重要信息的发布,以及

要选择可靠的网站和传输途径,避免电

子文档的泄漏。提高档案资料安全保密

技术水平是实现的档案安全的基础,一

个具有高度安全性和保密性的档案资料

系统,能够将档案资料出现被盗取和删

改的机会率减到最低,减轻档案资料管

理人员的工作压力和负担。

1.档案资料的安全保密工作。档案

资料自身的安全保密工作主要是指为档

案资料设计多层次的加密技术,加密的

方式是将档案信息进行重新组合,只有

发送人以及收取人才能使用多重密码对

加密系统进行解码,进而还原出原来的

档案资料信息。目前,在适用于档案资

料保密的数据加密技术中,主要分为单

密钥和双密钥加密两种加密方式,这两

中加密方式各具特点,档案管理人员应

该根据实际需要选取其中一个。

(1)单密钥加密技术,这种加密方式

在对档案资料信息的加密时具有计算量

少、加密以及解密效率高等特点,但是也

存在一定的问题,例如密钥算法不太适

合分布式的档案资料系统,加上单密钥

相比起双密钥在管理上更加困难,而且

保密性也相对较低,管理成本倒是比较

高的一方。

(2)双密钥加密技术,也就是比单密

钥多加一个密钥,通过两个密钥的相互

配搭,可以有效提高第三者对系统进行

破解的难度,使档案资料系统可以得到

更加好的保护。这种加密技术适用于大

部分档案资料系统,包括分布式的档案

资料系统,因此被人们的广泛使用与互

联网的档案资料管理系统中。

2.避免电磁辐射泄漏。电磁辐射泄

漏是现时比较普遍的一种导致档案资料

泄密的主要渠道,由于他们几乎无孔不

入,因此为了应对这种泄密现象,在避免

电磁辐射泄漏时需要完成多方面的技术

工作。首先,要加强档案资料管理系统

的干扰和抗干扰功能,通过相应的干扰

器的安装,实现对电磁辐射的跟踪和干

扰,避免在电磁辐射对自身系统进行扰

乱和掩盖时遭到档案盗取和删改。这种

防电磁辐射泄漏的方式具有经济方便、

高度泛用性等优点。除此之外,还可以

采取屏蔽电磁辐射的方式,原理是通过

金属网或金属板的使用,建造起拥有六

个面的屏蔽空间,将发出电磁辐射的工

作设备设置在屏蔽空…… 全科论文中心http://www.issncn.com 全科论文中心http://www.issncn.com


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