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信息化手段在档案管理中的重要性

作者 :廖苡伊更新时间:2022-01-19

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  [期刊论文] 《大科技》 -2014年2期

摘 要:随着国家科技的发展,科学技术渐渐把我们带入信息技术时代。把信息化技术运用到档案管理中去,让档案逐渐向科技化、

信息化、数据化的方向出发,这是其向信息化发展的主要趋势,同时也是顺应了社会信息技术的发展潮流。档案管理在我国有着重要的历

史价值,其中包含了利用、对照价值,档案信息化是人类持续发展中演变而成的,由于传统条件的影响,以前的档案管理是采用纸质材料。

通过现在的技术进行不断完善之后,形成了信息化档案,例如电子档案等。这样就显现出档案管理渐渐走向信息化时代,为了提高档案管

理,就要合理运用信息化手段去管理档案。本文从信息化对档案的重要性进行分析。

关键词:科技化;信息化;档案管理

1前 言

当今档案管理就要运用信息化手段去实施管理,档案是社会人员、

自身、国家机构、企业机构从实际生活中演变而成的,主要是用来保存人

们的图片、表格、影像、语音等各种各样的方式进行记载,这些原始记录

是体现了历史发展进程。在改革开放期间,我国渐渐重视档案管理问题,

现在档案管理工作做为国家经济发展的重要行业,着重表明每个相关部

门要重视信息化档案管理模式,把国家档案实行数据化。从国家对档案

管理的重视度可以看出,档案所记录的国民经济现状与国家工作人员的

实际记录,它是记录社会经济和我国发展建设的主要历史数据,档案信

息管理和国家信息技术是相互连接。在档案管理中实行信息化是我国新

时期下要实行的必要措施。2档案信息化管理的特点

伴随现在信息科技化发展,现代的管理设备和办公室软件渐渐被人

们所运用,这样让档案管理的形式出现了重大变化,信息化手段是档案

管理的重要手法。现在,信息档案的主要是由开始、录入、归档、存储、签

署、查找等都不能远离现在科技化软件,这样的方式是以计算机存在,这

就是信息手段下的档案管理和以前的纸质资料管理的不一样。在运用资

料时候,就要在档案管理中搜索有效信息,这就要实存资料和精简资料

的程序,这样就可以保证里面的资料的规整性、真实性和要具备相应的

价值。以前的管理模式是由每个部门去进行管理,措施做得比较简单,虽

然也存在相应的价值,但是已经不能实现现在的管理方式了。所以要在

以前的档案管理进行修改和完善,并建设起适合现代的档案管理方式。3信息化手段在档案管理中的重要性

3.1转换档案勘查方式,轻松方便

档案从以前传统的管理模式中渐渐迈向现在的信息化管理,主要从

档案的勘查可以看出,主要特点表现在勘查方便、储存空间大、可靠程度

较高、保密程度强等这些好处。传统的查找资料方式是手去翻查,耗费大

量的人力资源,如果有信息化管理的加入会方便很多。例如:某院为加强

疾病防控管理,要查找部门防控管理人员资料,根据传统方式查找,人工

查找方式,传统资料属于纸材料管理方式,翻阅查找资料需要消耗大量

人力、物力,如果加入信息化,在信息化查找系统输入防控管理人员的姓

名、编号等,用鼠标点击搜索,这样要查找的资料一下子就显示在电脑屏

幕上,简单方便省时间。又如:领导要了解疾病防控人员的人事调动,不

用动手翻查,在电脑中建立人事调动档案。由于人事调动存在私密性,可

以设置使用密码,通过输入密码搜查某某疾病防控部门人事调动表,点

动屏幕这样资料完整显示出来。经过信息手段实施后把电子档案与信息

目录设置在电脑中,从信息系统中快速输入所要的资料,动动鼠标资料

就会立刻显示,而且这些电子档案里面的资料齐全又准确,这样也不会

出现信息错误的现象,也不需要为了查找小部分的资料而去消耗大量的

人力和时间。3.2实现档案资料共享和交流

在传统档案资料管理中,档案资料在国家政府部门和公司单位之

间,档案资料是不能进行资料共享和交流的,如果人事部门向财务部门

要资料,那样查找档案资料和信息是废长艰难,要是运用信息化手段去

档案资料,把资料进行深层管理,从资料的文字、图库、照片、影像进行录入然后整理成单位档案的数据库,分别放在相关的文件夹中,让相关部

门可以随时查阅、统计、打印,通过区分文件级别去建立管理构架,做到

可以企业单位或政府相关单位进行信息共享或交流,还可以在档案中实

行资料树的方向或者横行查阅,这样大大增加了档案信息的利用率。针

对档案文件处理、信息查阅,信息化手段的档案管理系统是可以对其进

行处置。主要是为了保障查阅的准确性和齐全率。我们根据信息化手段

对档案进行管理,做到最快、全新的了解部门信息状况、资料主要点。档

案管理步骤如图1。


3.3合理管理档案,转换文档方式

从传统的文件形式上了解到,文件档案要求是在实际教学上和管理

中发展成文件档案的每一个细节,要行实际情况去录入。在以前的人工

操作中,工作人员面对大大小小的档案,都要使用很多时间再档案整理

上,资料进行的登记、目录、分配,要是遇到改动的情况就要重新把资料

进行整理,无论是修改多少,只要对资料进行修改都要把全部资料拿出

来进行整理,这就是“牵一发而动全身”,严重牵涉到相关部门的资料改

动,导致工作变得繁缛不堪,消耗更多的人力、财力和时间。如果应用信

息化手段进行管理后,运用里面的软件进行登陆,这样就减少了工作量

和时间,要是又有这样的情况发生,只要输入关键词,系统就会自行去整

理资料,这样简单的方式就把资料进行更改和完善,管理人员也不用不

断岁资料进行翻改,大大降低了员工的工作量,提高工作质量。以前的档

案管理人员就是依照上级给的时间之内去昨晚档案工作,现在很多企业

在年底都要对公司资料进行归档和分类,通过整理、了解然后进行录入[2]。

现在的档案管理人员除了对档案进行管理外还可以做其他任务,如果在

年末工作过于繁重只要运用文档管理方式去整理,就会轻松许多,有利

于提高工作效率。3.4节约资源,转换管理方式

对档案管理实行信息化管理主要体现在科学技术与理论实践的应

用,从而去取代档案纸张方式的管理和电子管理方式,以及数字形式的

文件管理和网站档案管理的一些问题。以前很多的档案在归档期间是运

用纸张去记录进行归档,长时间进行归档的资料过多,数量大,占用地方

空间较多,要是遇到阴天、潮湿、虫多等自然环境情况,就要采取防潮、防

虫措施,避免档案在雨天被淋湿,在潮湿的天气被虫子咬坏等,这样传统

的管理方式增加了管理部门的经济成本,使档案的使用效率降低,让原

本文件遭到破坏。要是把需要的资料输入到文档或者电子当中,不仅可

以保证资料的完整性,还降低资料错误信息的出现。例如:疾病防控人事

部门要把工作人员平时表现分数资料输入到电脑中,我们可以运用现在

的办公软件进行录入,采用Excel表格输入疾病防控人员的表现分数,在

算平均分数时可以选用软件公式=IF(COUNTIF($C$2:$C$24,J26)=0,义义,SUMIF($C$2:$C $24,J26,$D$2)/COUNTIF($C$2:$C$24,J26)),运用原

有的公式去计算,就不必用计算机去计算,如果用手动去计算,很可能会

导致计算错误。在表格中算出平均分后,如果防控部门有36名人员,总

结一个部门36名成员表现分数要点击工具栏里面的公式:=MAX(K2:K56)求K36区域(36名疾病防控人员)的最高表现分;这样简单方便的

方法,还可以对工作人员的资料及时修改。

现在很多传统的档案已经变换成信息化管理方式,极大加强了资料

生成效率。有利于工作人员进行检查和运用,同时还为档案管理加上双

重锁,具有较高的安全性质。可以这样将,信息化手段下的档案管理是新

时代的重要里程碑,它让管理的信息更实际、形象以及开发了它的潜能。

做到美化部门的工作环境,节约资料摆放空间,还确保了资料的完整性,

大大节约了管理部门的资源。4信息化手段下档案管理的意义

新时期下的社会,科技信息化现在是人们生活中不可缺少的部分,

对人们的工作和日常生活产生深远的影响。档案管理就是信息术手段、

网络技术的延续,它的作用就是把人们的实际生活、企业管理资料、国家

资料进行整理归整为信息化手段,这样的管理方式是现代人所需要的。

就是要对里面的信息进行科学化管理,在适当时间为人们提供资料。这

样有利于档案管理的信息化,在现代社会具备实际性意义。5结束语

时代的变化,给我们带来了科技、信息化、技术,让人们的生活水平

得到提高。档案管理就要抓住时机,认识到信息化手段对档案管理的重

要性。管理人员要不断去完善管理理念,认真去了解信息化技术,让档案

管理和世界脚步并行。让每个积极工作的人们可以得到完整档案资料,

积极去完成工作降低工作时间量,为完成信息化手段下的档案管理打好

基础。

参考文献[1]李顺芳.办公自动化对档案管理互动效应的实…… 全科论文中心http://www.issncn.com 全科论文中心http://www.issncn.com


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