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[期刊论文] 《价值工程》 ISTIC -2012年3期
摘要:本文以档案管理中信息化为研究对象,首先,界定和探讨档案管理信息化的内涵及特点;其次,阐述了档案管理信息化管理的妊要性
和重要性;再次,论述当前档案管理信息化过程存在的问题;最后,针对当前档案管理信息化存在的问题提出了改善措施或者对策。
0引言
信息化技术给管理带来了深刻的变革,积极转变管理模式,提
升管理效率。信息化在人们日常生活、工作、学习等方面产生了积极
的影Ⅱ向,推动着科技、社会、经济极大的发展。当然,档案管理无不例
外也受到信息化发展的影响,既有机遇也有挑战。随着档案管理所
承载的信息量多样化、复杂化等趋势发展,传统的档案管理模式、工
作方式已经不能够适应信息化社会发展的要求。而且当前档案管理
信息化也存在着较多问题,需要亟待完善,以促进档案管理信息化
的发展和提升档案信息化管理的效率。
1档案管理信息化内涵、特点及必要性
1.1档案管理信息化内涵档案管理信息化的内涵就是在国家
档案行政管理部门的统一规划和组织下,在档案管理活动中全面应
用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。
信息化充分体现在档案管理工作中利用现代计算机技术、信息技
术、网络技术等对档案资源进行处理、管理、开发等,将纸质文件、声
像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案,系统组织成具有
有序结构的档案信息库,达到为社会发展提供服务的功能目的。
1.2档案管理信息化的特点档案管理信息化具有如下的几个
特点:①具有档案信息存储、查取等自动化功能。②档案信息能够实
现共享。③档案信息化管理具有智能化特点。④档案信息化管理实
现社会化服务。
1.3档案管理信息化必要性随着社会不断的发展,当前已经
进入了信息时代,知识爆炸式发展,高新技术的突飞猛进等对档案
管理也提出了越来越高的要求,传统的档案管理模式主要是以手工
为主,分类编目、检索等工作都依靠手工完成,效率很低,当前档案
信息量的急剧增加,种类繁多,纸质的经过查阅容易变烂、需要保存
完善,需要大量的材料来装载信息,不符合当前低碳经济发展要求,
因此传统的档案管理模式已经难以适应当前社会发展的要求。随着
计算机技术、网络技术等不断发展,档案管理出现网络化、电子化、
动态化、数字化等信息化模式是必然发展趋势。现代的信息技术,比
如大容量的硬盘能够存储大量的数据信息,网络技术能够实现远程
数据传输。
2当前档案信息化管理存在的问题
2.1档案管理人员素质有待提高从当前状况来看,各单位的
档案管理人员整体素质不高,由于传统的档案管理方式、方法适应
不了现代的要求,先前的档案管理人员采用现代档案管理模式,但
是其信息化管理专业性、学历层次、理论水平等参差不齐。新聘请的
档案管理人员大部分由于缺乏信息化管理经验,管理观念意识不
强。各单位比较普遍的状况是既懂档案管理专业业务知识又懂计算
机技术、网络技术等信息技术的复合型人才甚少,能够对档案管理
软件进行维护,开发档案管理软件的人才奇缺,基本上处于操作层
面,对档案管理信息化发展形成人力资源障碍。
2.2档案管理数据安全问题网络信息技术带来方便的同时,
也给信息泄入带来隐患。档案管理信息化不可避免的要受到安全方面的威胁,如何来维护档案管理信息化的网络安全将是一项长期的
任务,也是档案管理信息化建设和发展的一道障碍。
2.3档案管理信息化模式不够规范当前,存在各类档案的著
录细则相容性不强,档案分类,编号等方面没有统一有效的标准,仅
着眼于某一个专业系统,难以全面展开实施。由于档案管理在标准
及规范方面存在不统一,某种程度上导致信息数据格式及系统的异
构。再者,我国档案管理信息化软件方面的通用性等存在严重不足,
信息技术的设备比如扫描仪型号不一,档次参差不齐,硬件环境也
缺乏统一规范,这些都影响到档案管理信息化的进一步发展。
2.4档案信息化管理的数据质量问题由于档案信息化管理将
纸质的文件电子数据化后,电子文件具有信息的非纸质性、信息与
载体的可分离性、信息载的脆弱和不稳定性、信息存储的高密度性、
信息的易更改和易丢失性等特征,从而出现了数据质量问题,而且
当前维护电子文件的真实性的途径及方法还不能够达到确保电子
数据文件真实性的目的。
3改善当前档案管理存在问题的措施
3.1培养及引进档案信息化管理高素质人员针对当前档案信
息化管理人员素质不高的现况,需要加强人员的档案管理信息化业
务培训l,适当引进高素质人才,打造一支适应现代化档案管理要求
的专家型队伍,向既熟悉档案管理业务又懂得计算机档案管理技术
的复合型人才的目标迈进。
3.2加强档案信息化管理人员的安全意识档案信息的重要性
不言而喻,为了预防信息泄入,档案管理人员必须要加强安全意识。
认真务实的对档案信息做出鉴定,确定档案的密级程度和开放范
围。严格管理。适时的对计算机进行杀毒,安装防火墙,升级杀毒软
件,升级相关硬件设施,严格按照《全国档案信息化建设实施纲要>
的要求,采用身份证、防火墙、数据备份等安全防护措施,要严格执
行“三网”隔离,采取可靠的防范技术和措施.确保档案部门网络的信
息安全,对面向公众的上网信息进行严格审查,确保都是可以公开
的信息。
3.3统一及制定档案管理信息化标准统一档案管理信息化的
标准,必须要依托国家行政的力量,打破各个单位各自为政的局面,
统一国家政策法规和各种业务规范。档案信息化标准是进行档案信
息化建设的重要基础和必要条件,它贯穿于档案信息化建设过程的
始终。档案管理要符合档案的各项标准化内容、分类、编号设置以及
案卷目录,各个项目都要求标准化,符合各标准的规定。
3.4加强电子档案归档管理加强电子档案的归档管理目的就
是为了确保档案信息化电子文件的真实性,档案部门要根据档案管
理的要求,加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的
监督、指导,保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、
有效。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法,制定电子档案管
理办法。
参考文献:
f11档案管理信息化初探m.农村经济与科技,2009,20(9).
【2J加强档案管理信息化建设【J】.科技资讯,2009.
【3】陈希琳.高校档案信息化建设的思考【J】.合肥师范学院学报,2010,(5).
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