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电子商务是实施企业流程重组的推动力。电子商务真正的能力不仅仅在于它使传统的工作方法更有效率,而更在于它使企业打破了传统的工作规则,并创造出新的工作方式,这正是企业流程重组的核心内容。电子商务既是企业流程重组的出发点,也是企业流程重组的最终目标的体现者。在信息经济环境中,企业围绕着信息组织整个流程。企业首先要有获得信息的技术手段,在信息技术的支撑下,企业可以清楚地知道现实的市场需求,在什么地方、需要什么产品、需要多少。企业流程重组不是在现行的业务流程中增设一套并行的信息流程,而是要按照现代企业制度的要求,适应市场竞争的外部环境,对企业业务流程进行重组和优化,并用现代信息技术支撑运作。
目前,超市连锁正在如火如荼的发展着。超市中各个店铺、事业部与总部都有着十分频繁的联系,这样就会在沟通中产生一些流程的相驳问题。因此在超市中进行流程重组是一个不可忽视的问题,也是各大连锁业态进行改革的重中之重。在电子商务蓬勃发展的今日,企业流程重组得到了一个发展的契机。大连哈哈乐超市作为一个正在蓬勃发展的超市形式,各个部门也存在不同程度的流程重叠、效率低下等一系列问题。因此充分的利用电子商务进行企业流程重组是势在必行的。
一个超市的利润不外乎来自两部分:收银线以内的超市卖场和收银线以外的商铺招商。这里主要针对收银线以外的商铺招商,联系大连哈哈乐招商部门即将进行的流程重组进行简单的分析。
一、电子商务环境下店铺招商部门的流程重组的类型
流程重组可以概括为三方面的重组。具体包括:职能内的企业流程重组、职能间的企业流程重组、组织间的企业流程重组
二、哈哈乐招商方案总体规划和目标
(一)方案总体规划
1.基于互联网(Internet)构建的电子竞标系统,实现招商的电子化。
2.以招商店铺的实际流程为蓝本,进行方案的流程设计,满足系统的实用性、适用性和易用性。
3.基于Windows架构开发系统,保证系统的稳定性和良好投资回报。集成CA/PKI等系统,保证系统的应用安全。
(二)方案总体目标
1.功能目标:
通过实施企业电子招商解决方案,企业的招商、管理和执行部门可以做以下工作:
(1)企业招商可以通过互联网平台进行电子申报、电子审批、建立项目电子文档、确定招商方式、制订招商计划;
(2)招商执行过程可以通过互联网实现完全的电子化;
(3)支持电子招商目录的动态电子化管理;
(4) 支持公开/邀请招投标招商、公开/邀请询比价招商(竞争性谈判招商)、直接招商(紧急招商)等招商方式的电子化和无缝集成;
(5)电子招标招商支持在线发标、邀标、售标、投标、开标、评标、授标,支持业主、厂商的电子化管理和关系维护;
(6)询比价招商支持公开/邀请询价;
(7)支持在线竞争性谈判;
(8)支持在线比价直接招商、支持在线谈判;
(9)强大的统计分析功能,帮助进行招商决策分析和招商绩效考评;
(10)支持评标专家管理、招投标费用管理。支持招商合同的在线签约、在线审批、电子化管理和合同执行过程的跟踪。
2.技术目标
这一指标包括软件流程的编制、保密系统等,这些基本上是由电脑部来控制。招商部门只是负责整个流程的设计及运作。流程的运作、电子竞标系统要达到的目标均由招商人员提出。技术上的应用,则是交给电脑部来实现的。
(三)功能描述
该系统主要讲述了前台的竟标系统和后台的系统维护。
后台的招商人员要进行数据的公告、对厂商进行精心筛选、定期的维护,修改。待双方达成协议以后,通过EDI自动向公司付款。这种方式使组织间的业务流程重组实现了对整个流程的有效管理,减少了成本,简化了工作流程,提高了工作效率。
项目管理人员是一些后台的操作人员,项目管理人员可以迅速地通过企业外联网收集到所有项目参与竞标单位的信息,包括项目进度、项目计划、项目难点等,能够及时地发布项目的有关消息,比如谁得标问题及后期的维护工作,及时的和各个厂家进行联系,并根据实际情况调整项目计划和安排。项目组的成员也能够通过企业外联网来与项目组的其它成员进行交流,共享相互的文件资料和研究成果,还可以在网上建立的虚拟实验室上进行跨地区的协作等等。
1. 后台的系统维护主要功能:
(1) 系统管理: 系统管理员注册。即为哈哈乐后台的相关人员,包括招标项目经理、会员管理员、财务管理员等角色的注册和信息维护。
(2) 会员注册: 希望参加哈哈乐电子竞标系统的各个厂商必须进行注册,否则只能浏览相关信息。
(3) 招标文件发布: 后台招商人员填写标书关键信息,自动生成招标文件。
(4) 招标文件维护: 招标人在截标时间之前可以对发布的招标文件进行修改、澄清和补充等管理。
(5) 招标文件模板管理: 可以修改、维护招标文件的模板。
(6) 会员管理: 会员资信管理,会员投标情况记录,会员查询/统计
(7) 财务管理:标书收费管理,投标保证金管理,会员费管理。
(8) 招标项目管理: 招标项目计划录入和管理,业务安排和提醒,项目过程与进展跟踪。
(9) 招标查询统计: 按时间、招标编号、业务部门、项目经理等进行招标项目查询;按日、月、季、年进行项目统计。
2.竞标系统的主要部分---前台竞标系统。 前台方面会详细地介绍了各个店铺的情况,包括铺位的面积、方向、位置、规划的业态、以及曾经出租的情况,最低的竞标起价等等。采用共享数据库、EDI等信息技术,将公司的经营活动与各个厂家活动连接起来。厂商通过这些数据库了解其招商进度,拟定自己的招标计划、竞标计划和进驻计划,同时通过计算机将自己的信息及需求反馈给公司。其功能主要表现:
(1) 竞价竞标: 是一种基于竞价而进行的竞标方式,类似于反向拍卖的做法。是后两种招标方式的合理补充。
(2) 一口价竞标: 招标方式和传统方式一样。投标标书和报价在截标前可以修改、补充或撤回。在开标前,除投标人外,其他人将看不到投标书的任何细节。
(3) 公开招标: 招标文件和公告对所有供应商开放,所有供应商都有参与竞争的平等机会。
(4) 邀请招标: 只邀请部分经过资格预审的供应商参加投标。未经邀请的商家不能参与投标。
(5) 在线投标: 投标人可以在线提交投标文件,在截标时间内,投标人可以修改、补充、撤回投标文件。
(6) 在线评标: 简单的价格评标。价格修正式评标。专家在线评标。综合在线评标。
(7) 在线授标: 系统自动授标。人工授标。
(8) 在线开标: 系统自动开标。在规定的开标时间,系统自动完成(或投标方输入身份认证码)开标,并将开标结果在网上公布。
(9) 在线签约: 招标方和中标方可以在线签订合同。
(10) 招标结果查询: 结招标项目及其结果在历史招标项目中公布。会员可查询所有已经结束的招标项目的情况。
(四)效果与反馈
1.引进更加有效的竞价机制,能够充分的进行商铺的价格比较和厂商实力竞争,让真正有竞争力的厂商入围进驻哈哈乐的商铺,提高哈哈乐的客流量,并保护业主的利益。
2.有效缩短招标的周期,能进行短平快的招标招商。
3.增加招标的透明度,消除黑箱操作,实现阳光招商。
4.加强招标的自动化管理和统计分析。厂商、业主不需要亲临招标现场,坐在办公室中通过鼠标就可以轻松完成传统业务中的购买标书、标书澄清、递交投标书等繁杂的投标工作。
三、企业流程重组应注意的问题
积极培养和造就能适应新时代要求的电子商务人才,造就一大批新时代的电子商务人才和现代化的新型企业家。把电子商务与企业流程相结合是企业未来的一个目标,但目前还是有不少的问题存在的:
1.电子商务的观念还未被我国大多数企业完全接受。
我国大多数企业没有认识到电子商务所能给社会生活带来的翻天覆地的变化、巨大商机和利益,电子商务似乎是一个美好但不切实际的“空中楼阁”。因此,上网企业数少,使得从事电子商务的主体—企业缺乏。
2.大多数企业仍不清楚怎样做电子商务。
我国相当一部分企业对电子商务的理解存在误区,以为做个网页,收发电子邮件就是上网,或是认为只要使用电子工具来进行交易就是电子商务,如信用卡结算、条码技术、POS系统等。应用也停留在简单的网上浏览和浅层次的网上交易。如何结合现有的资源,建设适合自己的电子商务还谈不上。
3.实施选择时机和条件
不是所有企业都适合企业流程重组,要看企业的条件,要看时机,另外,流程重组,有的企业需要彻底重组,有的企业需要部分重组,有的企业只需要小部分重组。
4.需要高层领导重视和全体员工的创造性合作
企业流程重组,须由权威领导,对整个过程负有自上而下的责任,而企业全体员工要积极主动配合,发挥每个人的聪明才智,上下形成合力。
5.处理好企业信息化和企业流程重组关系
企业信息化的时候,是企业进行流程重组的好时机,此时,需要先做好企业流程重组,这样才能使企业信息化取得良好效果,要处理好企业信息化和业务流程重组的关系,不能把两者等同起来。企业信息化需要先做好业务流程重组,而信息技术对新业务流程的重组是有极大促进作用的。
6.要注意到企业流程重组的不成熟性
注意企业流程重组和其它管理思想的配合,比如即时管理思想(JIN),也包括精密分工思想,特别是在我国,基础管理很差,更要注意把BPR、JIN、精密分工等多种理论结合起来,建立起适合本企业的高效的流程。
(作者系大连交通大学管理学院物流管理教研室主任,讲师)
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